Clubgrade: Samen sportclubs nog sterker maken

In december 2016 lanceerde de overheid een nieuwe projectoproep met als doel methodieken ontwikkelen die het beleidsvoerend vermogen van sportclubs verhogen. Omdat het ondersteunen van sportclubs een erg belangrijke taak is van sportfederaties en van de VSF, werkte de VSF samen met enkele partners een projectvoorstel uit. In mei 2017 vernamen we dat ons project gekozen werd en we van start kunnen gaan. En dat doen we graag samen met jouw federatie! 

Sportclubs zijn uitermate belangrijk om een kwalitatief hoogstaand sportaanbod te garanderen. Vaak worden sportclubs geconfronteerd met uitdagingen en vragen die hun sporttechnische en administratief-bestuurlijke capaciteit overstijgen. Om die reden lanceerde de overheid de projectoproep om een ondersteuningsmodel voor sportclubs te ontwikkelen en toe te passen, met een budget van één miljoen euro over een looptijd van 4 jaar. Er bestaan al heel wat initiatieven ter ondersteuning van sportclubs, maar deze projectoproep wil specifiek methodieken ontwikkelen die het beleidsvoerend vermogen van sportclubs verhogen. De ontwikkelde methodieken moeten sportclubs in staat stellen om beter in te spelen op de snel veranderende context en verwachtingen van vandaag en morgen, en zijn aanvullend op ondersteuning die momenteel in Vlaanderen bestaat.

Dat is dus wat VSF en haar partners met dit nieuwe project zullen doen: methodieken ontwikkelen waarmee sportclubs zelf hun doelen kunnen bereiken. Erg belangrijk is dat het project vertrekt vanuit een bottom-up aanpak: het uitvoerende team zal vertrekken vanuit concrete uitdagingen en groeikansen van sportclubs, en van daaruit werken aan competenties binnen sportclubs. In dit artikel stellen we het project van VSF alvast aan je voor, omdat we je federatie graag nauw betrekken bij het project.  

We stellen ons project voor aan de hand van de “Golden Circle” van Simon Sinek. Dat model stelt drie vragen: Why: wat zijn de doelstellingen? How: hoe gaan we te werk? What: wat is de output? 

De “Why” van ons project - wat zijn de doelstellingen?

De doelstelling van het project is niet “het ontwikkelen, implementeren en evalueren van methodieken”, maar wel het ondersteunen van sportclubs in het bereiken van hun doelen, zodat ze hun maatschappelijke rol op hun eigen manier kunnen invullen. Binnen dit project willen we de sportclubs helpen om hun koers te bepalen. Waar wil men naartoe? En, in een latere fase: hoe en met wie kan men dat bereiken? De sportclub beslist zelf (op een autonome en participatieve manier) welke richting ze uit wil, wat ze wil bereiken en hoe ze dat zal doen. En zo streven we naar clubs waar iedereen zich thuis voelt, elke medewerker zijn verant- woordelijkheden kent en opneemt, de neuzen in dezelfde richting staan, er een open sfeer heerst naar het delen van expertise en informatie, men rekening houdt met de noden en vragen van alle betrokken partners en met de veranderende samenleving in en rondom de sportclub, men reflecteert over de eigen werking en deze bevindingen systematisch inzet om de kwaliteit te verbeteren, men eerlijk en helder communiceert,... 

De “How” van ons project - hoe gaan we te werk?

Het project steunt op vier kernprincipes

  1. Vraaggestuurd
    Als we willen weten wat sportclubs willen bereiken, moeten we luisteren naar hen. De sportclubs zijn de kern van ons project. We maken dan ook ruim de tijd om met hen in overleg te gaan. Zowel bij aanvang van het project, als tijdens het ontwikkelen, toepassen, evalueren én optimaliseren van de methodiek(en). We stemmen onze methodiek(en) en ondersteuningsvormen optimaal af op de voorkeuren en behoeften van sportclubs en zoeken naar insteken die voor hen relevant zijn. We blijven dus dicht bij de structurele behoeften en groeikansen van sportclubs. 
     
  2. Autonomie-ondersteunend
    We willen dat de sportclubs vanuit een autonome motivatie de me- thodieken toepassen. Wanneer we, door een aanpak die dicht bij de vereniging staat, de vereniging autonoom kunnen motiveren om de methodiek toe te passen, zal de mentale energie en effectiviteit hoger zijn. 
     
  3. Participatief
    We gaan in dialoog met de sportclubs bij de ontwikkeling en implementatie van de ontwikkelde output (methodiek(en), ondersteuningsvormen,...). Maar we betrekken uiteraard niet enkel de sportclubs zelf in ons project. Er zit namelijk heel wat kennis bij jullie als federatie, bij jullie clubondersteuners, maar ook bij gemeenten en zelfs buiten de sportsector. We kijken over het muurtje en betrekken ook relevante actoren uit het brede maatschappelijke veld. En met “betrekken” bedoelen we niet louter het leveren van input. We willen samen de methodiek(en) ontwikkelen, testen, tussentijds evalueren, aanpassen,... We zien participatie als een leerproces tussen mensen, met een dubbele leerlaag: pilootclubs leren meer strategisch denken en handelen en voeren dit uit; en het projectteam leert uit de ervaringen van de pilootclubs en optimaliseert de output. 
     
  4. Duurzaam
    Op projectniveau willen we duurzame methodieken ontwikkelen, die na afloop van het project uitrolbaar zijn over heel Vlaanderen. De duurzaamheid ligt, naast in de manier van totstandkoming en optimalisatie, tevens in het bewaken van bepaalde factoren (zoals de kostprijs van de begeleiding). Gedurende het volledige project ligt de focus op de duurzaamheid en praktische implementatie van de ontwikkelde output.
Erg belangrijk is dat we werken via een bottom-up aanpak: we vertrekken vanuit concrete uitdagingen en groeikansen van sportclubs.

Concreet bestaat het projectplan uit vier inhoudelijke pijlers en vier fases, waarbinnen verschillende acties ondernomen worden. 

Pijler A: Aanpassen of uitwerken van methodieken

Het project start midden 2017 met een analyse van bestaande methodieken binnen en buiten de sportsector, en bijhorende succesfactoren en valkuilen. We laten ons inspireren door een hele reeks vrij beschikbare concepten en methoden, gekende en minder gekende. We zullen hierbij ook input halen uit gesprekken met sportclubs, sportclubondersteuners binnen en buiten federaties, verenigingen en hun ondersteuners buiten de sportsector. We organiseren ook “verkenningsgroepen”, waarin we alle geïnteresseerden uitnodigen om kennis en ervaringen uit te wisselen.

Vervolgens gaan we op basis van gedetecteerde succesfactoren nieuwe of aangepaste methodiek(en), bijhorende ondersteuningsvormen en tools ontwikkelen met als doelstelling om te werken aan het strategisch vermogen en de competenties binnen clubbesturen. Voor de ontwikkeling hiervan gaan we ook participatief te werk en betrekken we de sportclubs en clubondersteuners via de “werkgroep methodieken en ondersteuningsvormen”. Gedurende de verschillende fases van het project passen we de methodiek(en) toe in verschillende groepen pilootclubs, evalueren ze continu samen met verschillende actoren en sturen bij waar nodig. In de laatste fase ontwikkelen we een “coach the coach” traject om clubondersteuners te coachen in hoe zij de methodieken in hun clubs kunnen toepassen. 

Pijler B: Selecteren van pilootclubs

Gedurende het project zullen de ontwikkelde methodieken in verschillende groepen pilootclubs toegepast worden. Zij vormen dan ook een erg belangrijke schakel in het project. In totaal zullen we gedurende het project vier groepen van 20 pilootclubs selecteren, die elk in een andere fase methodieken toepassen en eventueel ook mee ontwikkelen. Voor de selectie van de clubs zal de VSF een oproep lanceren via de sportfederaties. De keuze van de juiste pilootclubs lijkt ons cruciaal in dit project. 

Pijler C: Flankerend wetenschappelijk onderzoek

Het project omvat ook flankerend wetenschappelijk onderzoek, dat loopt van het najaar 2017 tot het einde van het project. Het onderzoek wil de gedragenheid van de ontwikkelde methodieken verder vergroten door de effectiviteit ervan te onderzoeken, zodat het vertrouwen in de methodieken verder kan groeien als effectiviteit vastgesteld wordt, of er indien nodig kan bijgestuurd worden. Het flankerend onderzoek wordt uitgevoerd door twee ervaren onderzoeksgroepen aan de UGent met complementaire expertise.

Binnen het onderzoek wordt het effect van de methodiek op twee manieren in kaart gebracht. Een eerste effectmeting speelt kort op de bal door tijdens de implementatie tussentijdse effecten te meten. En door te monitoren of de pilootclubs erin slagen om de volledige methodiek(en), dan wel slechts delen van de methodiek te implementeren, en welke succesfactoren en randvoorwaarden een volledige implementatie bewerkstelligd dan wel verhinderd hebben. Met een tweede effectmeting brengen we de effecten van de geoptimaliseerde methodieken in kaart. Effecten worden gemeten op strategisch beleid, op het verhogen van de capaciteit van sportclubs, en op de ervaren samenhorigheid binnen de club. Bovendien willen we nagaan of de methodiek(en) succesvol was voor het creëren van draagvlak bij sportbegeleiders, ouders, vrijwilligers, en sporters. 

Pijler D: Uitwerken van een businessplan voor verdere uitrol en duurzame verankering

VSF zal de ontwikkelde methodieken na afloop van het project verder uitrollen in Vlaanderen. De wijze waarop dat gebeurt, zullen we samen met alle betrokkenen gedurende de loop van het project vorm geven. In elk geval willen we daarbij kennisoverdracht realiseren bij sportclubondersteuners in Vlaanderen. We denken hierbij aan workshops op het Platform Sportclubondersteuning (van VSF en ISB), in het competentieverhogend traject sportclubondersteuning van VSF, op het ISB-congres en in het coach the coach begeleidingstraject. Om de ruime sportsector te informeren over de voortgang en tussentijdse resultaten, bekijken we per fase welke informatie we kunnen verspreiden via diverse kanalen (studiedag, persbericht, nieuwsbrieven...). Daarnaast zullen we ook bekijken welke ondersteuning het Dynamo Project hier verder in kan bieden. Op het einde van het project, zal VSF een uitgewerkt business plan opleveren. 

 

De “What” van ons project – wat is de output?

Op het einde van het project zullen we sportclubs en sportclubondersteuners in Vlaanderen methodiek(en) en ondersteuningsvormen aanreiken om sportclubs te ondersteunen in het verhogen van hun beleidsvoerend vermogen. We willen dat sportclubs na de ondersteuning, weten wat ze willen bereiken. En bereiken wat ze willen bereiken, zodat ze hun maatschappelijke rol op hun eigen manier kunnen invullen. Wij zullen de sportclubs helpen om hun koers te bepalen. We verhogen hun beleidsvoerend vermogen. 

Het projectteam

VSF stelde voor dit project een complementair team samen. Koen Vermeulen van Vrijwilligerswerk Werkt brengt in ons team expertise in het begeleiden van strategische veranderingsprocessen rond structuur en cultuur in organisaties. Annemie Rossenbacker en Mark Hongenaert van Levuur zorgen voor kennis in het ontwikkelen en begeleiden van participatieve processen. Binnen de Universiteit Gent versterkt Prof. Annick Willem ons team inzake strategisch beleid en ontwikkeling van organisatiecapaciteit, en stuurt Prof. Leen Haerens de effectmeting van interventies en meting van autonomie-ondersteunend gedrag aan. Tom De Clerck zal als onderzoeker voor UGent het flankerend wetenschappelijke onderzoek voeren. Vanuit VSF volgt Yves Van Ginneken Clubgrade op als projectcoördinator, aangestuurd door Pieter Hoof (sportclubondersteuning) en Sophie Cools (federatieondersteuning).

Hoe betrekken we je federatie?

Ook jullie spelen een cruciale rol in dit verhaal. Niet enkel bij de uitrol, maar ook bij de opstart. Niemand kent de noden van de sportclubs beter dan jullie en daarom vragen we ook jullie hulp. Er zijn verschillende mogelijkheden waarop je federatie betrokken kan zijn bij dit project. Bijvoorbeeld door deelname aan de klankbordgroep die tweemaal per jaar samenkomt en feedback geeft op projectniveau. Je federatie kan ook deelnemen aan de verkenningsgroepen en andere overlegmomenten om zo ervaringen uit te wisselen over het ondersteunen van sportclubs. Of pilootverenigingen aanreiken. In elk geval zal VSF je federatie nauw op de hoogte houden van de ontwikkelingen binnen het project en tijdig informeren over de volgende stappen.

Wil je meer informatie? Je vindt het volledige projectplan hier. Neem bij vragen gerust contact op met Yves Van Ginneken via yves@vlaamsesportfederatie.be.

Auteur: 
Yves Van Ginneken en Pieter Hoof