VSF Denkdag: een blik op de resultaten

VSF vernieuwt! We grijpen de opmaak van ons nieuw beleidsplan aan voor een diepgaande denkoefening over onze kerntaken als koepel. Het startschot van dit proces: onze “denkdag” op 26 januari in Antwerpen. Een dag waarop we onze leden uitnodigden om na te denken over de VSF van nu en vooral over de VSF van de toekomst. Met de input van de 79 aanwezigen (goed voor 44 leden-organisaties) hebben we een mooie basis gekregen om mee aan de slag te gaan. In dit artikel lichten we het verloop en een aantal resultaten van deze denkdag toe en geven we een korte stand van zaken van ons beleidsplanningsproces.  

De weg naar de koffie

Eerste activiteit van de dag: het stemhokje. Geen ontvangst met koffie, wel met een digitale bevraging en een resem vragen over VSF en het Dynamo Project. Wat is jouw nuchtere kijk op VSF? Wat gaat goed? Wat gaat minder goed? Waar vind jij dat we de komende jaren moeten op inzetten? Enzovoort, enzovoort. Geen zorgen, de (welverdiende) koffie en ander lekkers volgden. Na de officiële stem-stempel.

We dropten een aantal stellingen, over VSF en Dynamo Project. Eens! Of niet? 

  1. VSF betekent een meerwaarde voor mij.
  2. Federaties ontmoeten via VSF vind ik een pluspunt.
  3. VSF biedt mij voldoende individuele ondersteuning.
  4. VSF is mijn eerste hulplijn bij sporttakoverschrijdende vragen.
  5. VSF is mijn eerste meldpunt bij een (sporttakoverschrijdende) bezorgdheid.
  6. Als ik VSF contacteer, word ik goed geholpen.
  7. Als ik VSF contacteer, word ik snel geholpen.
  8. VSF helpt mijn federatie door haar vertegenwoordiging van de sector.
  9. Ik wil van VSF informatie ontvangen over veel verschillende items.

Bekijk de volledige resultaten: stellingen over VSF - stellingen over Dynamo Project

Conclusies (VSF)

  • Opvallend is dat VSF bij sporttakoverschrijdende vragen voor veel federaties niet de eerste hulplijn is. Dit nemen we mee, samen met de kritische vragen “wie is het dan wel?” en “willen of moeten we dit zijn?”.
  • We noteren ook de groeimarge bij individuele ondersteuning. Momenteel krijgt de meerderheid wel voldoende individuele ondersteuning. Maar is voldoende voldoende? En is de meerderheid voldoende?
  • Wat is onze rol naar vertegenwoordiging, gezien ongeveer één op drie kritisch daartegenover staat? 
     

Conclusies (DP)

  • Is Dynamo Project een meerwaarde? Geen muisklik bij "nee"! Ook op de andere vragen scoort Dynamo Project (zeer) goed. 

Welke soort ondersteuning wensen jullie van VSF? 

 

Rond welke thema's heb jij/jullie clubs het meest nood aan inspiratie/ondersteuning? 

TOP 5 VSFTOP 5 DYNAMO PROJECT
  1. Fondsenwerving
  2. Sportclubondersteuning
  3. Communicatiebeleid
  4. Goed bestuur
  5. Juridische ondersteuning
  1. Vrijwilligersbeleid
  2. Fondsenwerving
  3. Fiscaliteit
  4. Boekhouding
  5. Goed bestuur

Welke soort ondersteuning wensen jullie van Dynamo Project?

Tafelen en tafels

Een filevrij startuur dus de koffie werd meteen gevolgd door een lekkere en gezonde lunch. En als dessert was er een marshmallow (-challenge). Het namiddagprogramma had twee grote delen: nadenken over VSF “als organisatie” en VSF “als ondersteuner”. Dit telkens in kleine, veranderende groepjes aan (thema)tafels.

 

VSF als organisatie

We gaven volgende stellingen mee als kapstok voor discussie:

  • Waar is VSF/Dynamo Project goed in?
  • Wat moet VSF/Dynamo Project blijven doen?
  • Waarop moet VSF/Dynamo Project nog meer inzetten?
  • Waar verspilt VSF/Dynamo Project zijn tijd mee?
  • Welke koers moet VSF/ Dynamo Project als organisatie uit?

In twee verschillende groepsopstellingen werd hierover nagedacht. We groepeerden de notities van de verschillende tafels in combinatie met antwoorden op het “stemformulier” tot volgende grootste conclusies: 

VSF

  • De sterkte van VSF zit in het samenbrengen van de federaties. Onze leden vragen om te blijven inzetten op ontmoeting via netwerkmomenten, maar ook via inhoudelijke bijscholingen.
  • De kracht van de sector kan meer uitgespeeld worden (zowel op vlak van vertegenwoordiging als via poolingprojecten).
  • Durven focussen en duidelijk communiceren over de gemaakte keuzes. Ook duidelijk afbakenen waar de rol van Sport Vlaanderen eindigt en deze van VSF begint.
  • Ken je federaties! VSF zou (nog) meer moeten inzetten op de kennis van de federaties, hun activiteiten, bezorgdheden,... om ze zo nog meer op maat te begeleiden en om zo ook te kunnen faciliteren tussen federaties.
  • De informerende rol van VSF is belangrijk. Alle relevante (en ook niet federatiespecifieke) informatie moet via VSF naar de federatie kunnen komen.
  • De bereikbaarheid en (klant)vriendelijkheid van de medewerkers is een pluspunt.
  • Vertegenwoordigen blijkt de moeilijkste (decretale) opdracht: er is verdeeldheid tussen het willen stopzetten van of het net harder/anders willen inzetten op deze rol. Maar duidelijk is wel dat het op dit moment geen sterkte is van de VSF als organisatie en misschien (op de huidige manier) zelfs tijdverspilling? De aanwezigen gaven aan dat transparantie zeer belangrijk is bij vertegenwoordiging. 

Dynamo Project

  • De diensten en ondersteuning van het Dynamo Project worden als zeer kwalitatief geëvalueerd.
  • Het belang van communicatie. Nog te weinig sportclubs kennen het Dynamo Project.
  • Meer differentiatie in het aanbod naar verschillende soorten clubs wordt als een mogelijke groeipiste gezien. Meer samenwerking tussen VSF en het Dynamo Project als organisatie. 

VSF als ondersteuner

Via thematafels (met ongeveer 3 tot 6 personen per tafel) polsten we naar ideeën hoe VSF/Dynamo Project meer concrete ondersteuning kan bieden aan de federaties. Hierna de besproken thema’s en een aantal ideeën die naar voor gekomen zijn: (Opgelet! Niet exhaustief en zonder engagement dat deze allemaal te kaderen zijn in ons nieuwe beleidsplan). 

  Communicatiebeleid (3 tafels)

  • Een communicatie-audit aanbieden vanuit VSF (door een expert, met kennis van de sector).
  • Uitwisselen van ideeën / praktijkvoorbeelden tussen federaties.
  • Kleinere sporten helpen om in de media te komen. 

  Doelgroepenbeleid (1 tafel)

  • Kennis van de federaties op vlak van inzet op doelgroepen in functie van faciliteren en/of “inspiratiedagen” per doelgroep. 

Financieel management (1 tafel)

  • Ondersteuning differentiëren tussen grotere en kleinere federaties (andere noden).
  • Deze expertise in huis bij VSF krijgen. 

  Fondsenwerving (2 tafels)

  • Vooral kleinere federaties vragen hierbij ondersteuning.
  • Kracht van de sector uitspelen door gezamenlijk sponsors te benaderen. 

  Goed bestuur (3 tafels)

  • Gezien de plaats van goed bestuur in het nieuw decreet, vraag naar bijscholing, uitwisselmomenten, ondersteuning op de indicatoren. 

HR (1 tafel)

  • Er is nood aan een functieclassificatie op maat van de sector. 

ICT (2 tafels)

  • Een aantal federaties zijn/blijven vragende partij voor een centraal (basis)systeem voor ledenadministratie overheen de sector, eventueel uit te breiden per federatie afhankelijk van de eigen behoeften.
  • Faciliterende rol opnemen gezien veel federaties los van elkaar dezelfde ICT-matige optimaliseringen aan het doen zijn. 

Ledenbeleid (1 tafel)

  • Wetenschappelijk vergelijkend onderzoek naar bijvoorbeeld de hoogte van lidgelden kan interessant zijn. 

Nieuwe medewerkers (1 tafel)

  • Een aangepaste vorming voor starters is belangrijk. In functie van het verkrijgen van informatie maar ook voor het netwerk. 

Organisatieontwikkeling (3 tafels)

  • Vooral de kleinere federaties hebben nood aan ondersteuning op dit vlak. Dit kan via “poolingprojecten” (van materiaal, experts, diensten,...), zodat de federatie zelf met de essentie (de sport) kan bezig zijn. 

Sportclubondersteuning (3 tafels)

  • Rode draad voor VSF is hier samenwerking tussen de federaties faciliteren.
  • De ondersteuning van Dynamo Project wordt vooral op vlak van het thema vrijwilligers gelauwerd.
  • Een prioriteit maken van het semi-agoraal statuut. 
 

Tijdens de gesprekken aan de tafels kwamen zowel gemeenschappelijke noden en behoeften naar boven als de vaststelling dat er een segmentatie nodig is op sommige vlakken. We gaan hier verder mee aan de slag! 

Auteur: 
Leen Magherman