Media: algemeen
Ik stuur een e-mail en ik…
06/11/2009
Als je wilt dat je mailtjes sneller beantwoord worden en dat mensen als ze e-mail van je krijgen daar een prettig gevoel over hebben in plaats van ergernis, als je wilt dat de informatie die je kwijt wilt goed en duidelijk overkomt, dan zullen de volgende tips wellicht helpen.
- kort en duidelijk
Hoe korter en duidelijker je je e-mails schrijft, hoe meer kans dat je e-mail snel gelezen wordt en je snel een reactie hebt.
- lange e-mail
Als je toch een lange mail stuurt, waarin je veel informatie kwijt wilt, gebruik dan een heldere opmaak zodat hij prettig leest. Deel je e-mail in paragrafen op met veel witregels ertussen.
- opmaak
Probeer de opmaak van je mail helder en zakelijk te houden. Dus geen rare lettertypes, plaatjes, kleurtjes et cetera. Dat leidt alleen maar af van de werkelijke boodschap.
- verwachting
Het is handig om aan het begin van een mailtje aan te geven wat er van de ontvanger verwacht wordt. En of er wel of geen actie of reactie verwacht wordt van de ontvanger.
- Stel een vraag direct
Dus: ‘Wil je hier naar kijken en me voor a.s. vrijdag vertellen wat je ervan vindt?’ in plaats van: ‘Misschien wil je…’.
Als je meerdere vragen hebt trek ze dan uit elkaar zodat de kans dat ze allemaal beantwoord worden groter wordt.
Niet meer dan één onderwerp Hou je bij het onderwerp, helemaal als je meerdere mensen tegelijkertijd mailt. Je wilt andere mensen toch niet vermoeien met informatie die hen niet aangaat?
- Urgentie
Geef ook duidelijk aan binnen welke termijn je een reactie verwacht als een reactie gewenst is. Als dit een erg korte termijn is, is het misschien handiger eerst even te bellen en aan te geven dat er een e-mail onderweg is waar je graag snel een reactie op wilt.
Archief Voor je archief is het handig om steeds de reactie op een mail boven de voorgaande mailwisseling te zetten. Zodat de ontvanger weet waar je op reageert en de hele voorgaande communicatie kan lezen.
- bijlage
Stuur je een document of een foto met je e-mail mee, probeer dan in het mailtje in ieder geval aan te geven wat er in die bijlage staat. Bij het versturen van mailtjes met een bijlage waar (meerdere) mensen op kunnen reageren krijg je te maken met meerdere versies van dat document en meerdere reacties daarop. Overweeg of het niet handiger is om het document op een centrale plek te zetten en er in het mailtje naar te verwijzen.
- informatie meesturen met een mailtje
Naast ‘Hartelijke groeten’ – of welke afsluiting je aan het eind van een e-mail ook gebruikt – kun je natuurlijk nog meer informatie kwijt onder een e-mail. Stuur wat linkjes mee met informatie over jezelf (waar je te vinden bent op LinkedIn of Twitter of je website). Of linkjes naar iets wat je onder de aandacht wilt brengen (een artikel waar iets over je staat, je nieuwe blog, je nieuwsbrief).
- Moet ik dit wel mailen?
Het komt vaak voor dat mensen te pas en te onpas mailtjes versturen terwijl ze met een paar stappen persoonlijk met je kunnen overleggen. Vaak denken mensen helemaal niet na alvorens ze op Verzenden drukken.
Voordat je een e-mail verstuurt is het handig te bedenken of het de beste methode is om te communiceren. Kun je niet beter even de telefoon pakken? (Bijvoorbeeld als het urgent is, als je direct een antwoord nodig hebt of als het om persoonlijke dingen gaat.) Kun je niet beter even naar je collega toe lopen? Komt de informatie op deze manier op de juiste plek?
Dit artikel is een deel van een hoofdstuk uit het boek "Slimmer werken vanaf nu" dat in november bij AWBruna verschijnt.
Bron: Lifehacking
Liesbeth