Digitale Algemene Vergadering in het vizier?

Vanaf nu hebben vzw's definitief jaarlijks de keuze om te gaan voor een fysieke Algemene Vergadering of één vanop afstand. Organiseert jouw federatie binnenkort (voor de eerste keer) een digitale Algemene Vergadering? Een aantal aandachtspunten en tools op een rijtje.

Aandachtspunten bij een digitale AV

  • Er is geen statutenwijziging nodig. 
  • De keuze om een AV op afstand te organiseren wordt toevertrouwd aan het bestuursorgaan.
  • De oproeping moet een heldere en nauwkeurige beschrijving bevatten van de procedures met betrekking tot deelname op afstand. Indien de vzw een website heeft, dan moeten die procedures daarop ook toegankelijk gemaakt worden voor iedereen die het recht heeft deel te nemen aan de AV.
  • Het gekozen communicatiemiddel moet de deelnemers in staat stellen om...
    • rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering,
    • hun stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken,
    • deel te nemen aan beraadslagingen en vragen te stellen. Op deze mogelijkheid tot interactie is een uitzondering mogelijk tot 30 juni 2021 mits het bestuursorgaan in de oproeping tot de AV motiveert waarom de vzw niet over een dergelijk elektronisch communicatiemiddel beschikt.
  • De vzw moet de hoedanigheid en de identiteit van de leden kunnen controleren aan de hand van het gebruikte elektronische communicatiemiddel.
  • Het aanwezigheidsquorum en het stemquorum blijven van toepassing zoals bepaald door de wet of de statuten. Het lid dat op afstand deelneemt, wordt geacht aanwezig te zijn op de AV.
  • Eventuele technische problemen tijdens de AV met deelname of stemming van leden, moeten opgenomen worden in de notulen.
  • De wet laat de mogelijkheid toe om ieder lid elektronisch vóór de AV te laten stemmen, volgens de voorwaarden en modaliteiten die bepaald worden in de wet en de statuten.
    Let op! Dat kan enkel na een statutenwijziging waarbij deze mogelijkheid vastgelegd wordt.

Welke tools kan je gebruiken?

Hieronder vind je een lijst van 4 mogelijke tools met daaronder telkens alle features. Helemaal onderaan deze pagina kan je een PDF-document vinden met wat extra informatie en tips over elk van deze 4 tools!

Ferendum:

  • Plannen van poll/stemming
  • Per vraag 1 poll aanmaken
  • Poll via link (open of gesloten)
  • Voor gesloten poll, integratie met social media
  • HTML-code om te embedden in website
  • Gratis
  • Snel op te maken
  • Zonder registratie, geen account nodig

Electionrunner

  • Betalend vanaf 21 stemmers
  • Instellen van datum (autoclose)
  • Anonieme stemming
  • Unieke stem-URL's (voorkomen van fraude)
  • Stemmen met verschillende gewichten
  • Realtime resultaten opvolgen
  • Importeren van vragen/ deelnemers via CSV
  • Visualiseren en exporteren van resultaten
  • Ontvangstbevestiging

Google Forms

  • Google account
  • Verschillende soorten vragen (meerkeuze, tijd, dropdown, lineaire schaal,...)
  • Eenvoudig aan te passen (drag- en dropsysteem)
  • Login bij Google vereisen voor identificatie
  • Bijdragers aan formulier toevoegen op e-mail
  • Export van resultaten
  • Uitbreiding via add-ons
  • HTML-code om te embedden in website
  • Ontvangstbevestiging

Microsoft Forms

  • Microsoft account
  • Verschillende soorten vragen (meerkeuze, tijd, dropdown, ordenen, likertschaal,...)
  • HTML-code om te embedden in website
  • Qr-code
  • Instellen start- en einduur.
  • Ontvangstbevestiging
  • Mogelijkheid om publieke link met resultaten aan te maken
  • Toevoegen bijdragers aan formulier
Bijlage
Gepost door:
Leen Magherman