Project shared services: hoe ver staan we?

Eén jaar na de start van het project “shared services” blikken we even terug. De voorbije maanden merkten we een groeiende interesse bij sportfederaties om samen te werken, om op zoek te gaan naar oplossingen om efficiënter, kwalitatiever of goedkoper in projecten te stappen. VSF wil dat proces vergemakkelijken en waar mogelijk een trekkersrol opnemen. Dit artikel geeft je een overzicht van opgestarte initiatieven.

VSF ontvangt voor 2019, 2020 en 2021 een extra subsidie voor shared services. De aanleiding daarvoor lag bij de globale dalende subsidies voor kleine sportfederaties. We zijn dan ook vertrokken vanuit hun behoeften.

Christophe Coppens (Sneeuwsport Vlaanderen): “Voor een bescheiden sportfederatie als Sneeuwsport Vlaanderen komt de ondersteuning van het project shared services als geroepen. Je voelt je minder "alleen" in ons breed Vlaams sportlandschap. Meer nog, het maakt je sterker en dat is zeker te wijten aan de facilitatie tot kennisdeling met andere kleine en grote federaties."

We zoeken toch allemaal diezelfde magische sleutel tot efficiëntie en effectiviteit in onze dagelijkse sportwerking?

Steven Thys (Vlaamse Kano en Kajakfederatie) verwoordt het zeer ambitieus: “Shared services zijn sleutelwoorden geworden van onze toekomst. Een toekomst die we vooral als (kleine) sportfederaties zelf in handen moeten durven nemen gezien de context van het decreet, de pandemie,…. Shared services mogen niet alleen een synoniem zijn voor kostenefficiëntie, maar moeten een bron vormen van inspiratie voor alle federaties en Sport Vlaanderen om samen te bouwen aan een nieuw, maar realistisch decreet met financiële ruimte voor menselijk kapitaal.”

De voorbije maanden hebben we binnen het project gewerkt aan het creëren van vertrouwen en het verlagen van drempels. Twee belangrijke succesfactoren om verder in te zetten op samenwerking binnen een traditioneel vrij concurrentiële omgeving. Want dat willen we zeker meegeven: er is potentieel. We realiseerden tot nu toe een aantal laagdrempelige, succesvolle initiatieven.
 

Office 365

Een traject dat startte vanuit een vraag naar efficiënt (samen)werken en een centraal IT-beheer. Door COVID-19 lag de nood plots enorm hoog. We moesten schakelen van een langetermijnplanning naar een snellere ondersteuning en begeleiding om federaties bij te staan in deze nieuwe manier van werken.

Realisaties:

  • een Office 365 blauwdruk
  • quick scans bij federaties om IT-situatie in kaart te brengen
  • digitale workshops over het gebruik van MS Teams en andere onderdelen (opname te verkrijgen)
  • eerstelijnsondersteuning
  • O365-team voor ondersteuning en kennisuitwisseling
     

Visuals voor sociale media

Het ideale scenario voor enkele (kleine) sportfederaties zou het delen van een communicatie- en/of marketingmedewerker kunnen zijn. Die piste realiseren is (nog) niet aan de orde, maar via enkele concrete initiatieven werd toch een gedeelde dienstverlening opgezet. 

Eén van de eerste concrete samenwerkingen is die met Content Stadium. Een platform om eenvoudig en snel visuals te maken, onder andere voor sociale media. We sloten met 6 federaties een overeenkomst af om een gedeeld platform op te zetten, waarin iedereen zijn eigen omgeving met eigen look & feel heeft. Deze samenwerking maakte een onhaalbaar platform betaalbaar voor (kleine) federaties.

 

Mathias Rondou (Rugby Vlaanderen): "Het project shared service heeft ons in staat gesteld om dingen te doen die we normaal niet konden doen. Zo hebben onze medewerkers een tool gekregen (Content Stadium) waarmee ze laagdrempelig digitale flyers voor social media kunnen maken. Voor een federatie met een beperkt aantal medewerkers - en dus niet alle competenties in huis - is dit een serieuze meerwaarde."


Realisaties:

  • 50% korting voor elke extra federatie in de gedeelde omgeving
  • Kennisdeling en inspiratie tussen federaties binnen de gedeelde omgeving via evaluatiegesprekken onder begeleiding van Content Stadium met tips & tricks voor het gebruik van de tool en sociale media in het algemeen (elke 4 maand)
  • 15% VSF-korting voor nieuwe federaties die aansluiten (ook buiten de gedeelde omgeving)
  • Uitgewerkt pricing model voor federaties die Content Stadium willen aanbieden aan al hun clubs

 

 

Digitale strategie en communicatie

Een aantal federaties was op zoek naar centrale ondersteuning voor hun websites. Een "multisite"-systeem of een akkoord met een webdesignbureau voor de ontwikkeling van federatiewebsites zou hier een oplossing voor kunnen zijn. Het huidige landschap van websites bij de sportfederaties is echter zeer divers. Daarom voorzien we momenteel geen ontwikkelingen binnen die vraag.

Wel is intussen een begeleidingstraject digitale strategie en communicatie opgestart om een antwoord te bieden op de ondersteuningsnood bij sportfederaties. We werken hiervoor samen met Statik, een web agency uit Leuven. In deze (eerste) fase zetten we in op het versterken van de kennis en de competenties en het ondersteunen bij het zelf aanpakken van problemen door federatiemedewerkers. We zetten in op hun specifieke cases en problemen. We voorzien ook digitale terugkommomenten voor aanvullende begeleiding per thema.
 

Ledenbeheer

Binnen de sportfederaties zijn er verschillende clusters van systemen te onderscheiden. Een zeer actieve gebruikersgroep van federaties zet bijvoorbeeld Twizzit in voor hun ledenbeheer. We stimuleren in dat geval samenwerking tussen federaties, met als belangrijkste meerwaarde: delen van ervaring, delen van ontwikkelingskosten en vooral het samen aan één zeel trekken in gesprekken met de leverancier. Recent is ook de gebruikersgroep rond Infoservice Belgium opnieuw leven ingeblazen. 
 

Raamakkoord maaltijdcheques

Federaties waren vragende partij voor een centraal inkoopcenter dat interessante akkoorden voor de sector afsluit met leveranciers en dienstverleners. Het raamakkoord maaltijdcheques bij Monizze is een eerste voorbeeld van hoe we als sector ons schaalvoordeel en onze maatschappelijke rol kunnen gebruiken om interessante deals voor producten, dienstverlening en andere inkopen af te sluiten. In de toekomst willen we hier structureler op inzetten.

Meer informatie

Heeft je federatie interesse om aan te sluiten bij één van deze opgestarte initiatieven?
Laat het weten aan Jérémie (jeremie@vlaamsesportfederatie.be), dan bekijken we de mogelijkheden! Het project "shared services" richt zich specifiek op de behoeften van de kleine sportfederaties, maar ook andere federaties kunnen er gebruik van maken. Alle basisinformatie kan je hier nog eens nalezen.

Welke initiatieven zijn er nog in ontwikkeling?
Dat lees je in het artikel "Project shared services: initiatieven in opbouw".

Auteur: 
Jérémie Deroo