Laatst gewijzigd: 
donderdag, 2 april, 2020 - 14:16

Coronavirus: Wat als je (binnenkort) een algemene vergadering gepland had?

Naar aanleiding van het coronavirus wordt gevraagd om alle fysieke vergaderingen te annuleren. 

Juridisch gezien stelt de vzw-wetgeving dat een AV uiterlijk zes maanden na het einde van het boekjaar moet plaatsvinden. Sommige statuten zijn echter strenger en vereisen bv. dat de AV plaatsvindt in het eerste kwartaal van het jaar. Het coronavirus heeft hier dus wel degelijk een invloed op. De AV uitstellen is nodig in het kader van de recente gebeurtenissen, waarbij men zich op overmacht en bescherming van de volksgezondheid kan beroepen. Uiteraard moeten statutaire bepalingen worden nageleefd, maar in deze uitzonderlijke omstandigheden lijkt het ons onwaarschijnlijk dat een lid van een vzw (met succes) bij een rechtbank bezwaar zou kunnen maken tegen het uitstellen van de AV. 

UPDATE 30/3/2020

Momenteel ligt een ontwerp van volmachtbesluit voor bij de Raad van State, zodat de werking van AV's en Bestuursorganen gegarandeerd kan worden in tijden waarin geen fysieke bijeenkomsten kunnen plaatsvinden. Een beslissing hierover wordt verwacht begin april. De regeling zou vanaf 1 maart met terugwerkende kracht gelden. Volgende regels liggen voor:

1) Algemene Vergadering:

  • Het volmachtbesluit zou ofwel tien weken uitstel voorzien na de uiterste datum (dus: normaal gezien 10 weken te rekenen vanaf 30 juni indien boekjaar eindigt op 31/12) ofwel de mogelijkheid bieden om op afstand of schriftelijk te vergaderen op voorwaarde dat het stemrecht uitgeoefend kan worden en het stellen van vragen gegarandeerd is.

2) Bestuursorgaan:

  • Het volmachtbesluit zou vergaderen op afstand mogelijk maken, ook al werd dit niet statutair geregeld.
  • Schriftelijke besluitvorming was al mogelijk.

Huidige alternatieven voor fysiek vergaderen?

Het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (WVV) heeft schriftelijke besluitvorming geregeld, maar heeft jammer genoeg geen bepalingen opgenomen over vergaderen op afstand (bv. via videoconferentie).
Aangezien de meeste verenigingen hun boekjaar op 31 december afsloten, betekent dat dat ze wettelijk tijd hebben tot 30 juni om een AV te organiseren. Aangezien het niet duidelijk is of tegen dan opnieuw fysieke AV’s zullen mogen plaatsvinden, bekijken we de mogelijkheden van schriftelijke besluitvorming en vergaderen op afstand.

 

A. Schriftelijke besluitvorming

  • Bestuursorgaan: mogelijk, want geregeld in artikel 9:9 van het WVV, behalve als je statuten dit uitsluiten.

De besluiten van het bestuursorgaan kunnen bij eenparig schriftelijk besluit van alle bestuurders worden genomen, met uitzondering van de besluiten waarvoor de statuten deze mogelijkheid uitsluiten.

  • Algemene Vergadering: schriftelijke besluitvorming is niet geregeld. Voorzichtigheidshalve lijkt het dus niet aangewezen om een AV schriftelijk te organiseren, tenzij de statuten anders zouden bepalen (wat vermoedelijk nooit het geval zal zijn).

 

 

 

 

 

B. Vergaderen op afstand

Vergaderen op afstand is helaas niet expliciet geregeld in het WVV, waardoor er twee visies zijn:

  1. Vergaderen op afstand is mogelijk, tenzij het statutair verboden is
  2. Vergaderen op afstand is mogelijk, wanneer het statutair toegelaten is

Binnenkort wordt hierover een parlementaire vraag gesteld, die meer duidelijkheid kan verschaffen. Aangezien er nog enkele maanden tijd is, lijkt het aangewezen de AV op dit moment uit te stellen tot er meer duidelijkheid is. 
Indien uitstel geen optie is omwille van bv. hoogdringendheid, kan men overwegen om toch een AV vanop afstand te organiseren door ieder lid expliciet akkoord te laten gaan om te vergaderen op afstand en vervolgens op de eerstvolgende fysieke AV de genomen beslissingen te bekrachtigen.