GDPR: Vallen deelnemerslijsten en wedstrijdresultaten ook onder de noemer persoonsgegevens?

16/04/2021 - 16:16

Individuele wedstrijdresultaten gekoppeld aan een naam (en eventueel nog andere gegevens) zijn persoonsgegevens. Ook bij ploegenresultaten is dikwijls de samenstelling van de ploeg gekoppeld aan de wedstrijdresultaten.

Op dezelfde manier vallen ook deelnemerslijsten onder de privacywetgeving.

Bekijk daarom zeker volgende punten:

  • Vraag (en gebruik) enkel de gegevens op die je echt nodig hebt.
  • Neem in deelnemerslijsten en wedstrijdresultaten niet meer info op dan noodzakelijk. Minimaliseer soms de ontvangen info verder tot het minimum (bv. leeftijdsgroep of geboortejaar kan voldoende zijn ter vervanging van de volledige geboortedatum).
  • Adres, telefoonnummer, e-mail horen niet thuis op wedstrijdresultaten.
  • Voor deelnemerslijsten, wedstrijdresultaten en records is het belangrijk dat deze verzameld worden op basis van gerechtvaardigd belang. Mochten deze verzameld worden op basis van toestemming, zou dit willen zeggen dat een sporter steeds een schrapping van deze gegevens zou kunnen vragen. Zo wordt de balans tussen het belang voor de organisator en het respect voor de privacy van de persoon behouden.
  • Wil je naast de minimale gegevens ook contactgegevens van je leden publiceren, dan laat je dit vooraf goedkeuren door de deelnemers bij hun inschrijving (opvragen van een toestemming). Zorg er voor dat men zich tegen deze uitgebreidere publicatie kan verzetten, en toch kan deelnemen aan de wedstrijd.
  • Informeer je leden of deelnemers hier vooraf over via het huishoudelijk reglement of wedstrijdreglement.
  • Bepaal duidelijk hoelang deze gegevens actief gebruikt zullen worden, en hoelang deze gegevens gearchiveerd zullen worden.
  • Zorg ervoor dat het publiceren van deelnemerslijsten opgenomen is in je verwerkingsregister en privacy notice. Daarin dient de verwijzing te staan dat dit op basis van gerechtvaardigd belang gebeurt.
Algemeen