Wat houdt het project "shared services" binnen VSF in?

1. Context project

VSF ontvangt voor 2019, 2020 en 2021 een extra subsidie (€ 115.000 per jaar) voor een project rond shared services. De aanleiding hiervoor ligt bij de globale dalende subsidies voor kleine sportfederaties. Naast de extra subsidie, besliste de VSF om 1,5 VTE voor te behouden voor dit project.
Shared services worden gezien als een bundeling of uitbesteding van backoffice-diensten met als doelstelling zo efficiënt en/of kwalitatief en/of goedkoop mogelijk te werken en met de federatiemedewerkers meer tijd te hebben voor inhoudelijke/sportieve aspecten van de federatiewerking.

De shared services kunnen georganiseerd worden tussen een kleine sportfederatie en:

  • andere kleine sportfederaties;
  • andere grotere federaties;
  • externe organisaties;
  • VSF.

Om van een shared service te kunnen spreken, moet het minstens om twee federaties gaan: minstens twee kleine sportfederaties, of minstens één kleine sportfederatie met andere sportfederatie.

We focussen in dit project op de behoeften van de kleine sportfederaties (minder dan 10.000 leden), en vertrekken vanuit hun behoeften. Andere federaties zullen ook kunnen intekenen op de uiteindelijke shared services. Het sharen tussen federaties kan gebeuren tussen federaties met een gelijkaardige sportieve invalshoek (bv. slagsporten), maar dat hoeft niet. Cruciaal is dat in elk geval de sportieve eigenheid van elke federatie bewaakt wordt.

2. Aanpak

Sinds december 2018 werden al volgende stappen gezet:

  • Opmaak projectplan
  • Samenkomsten met procesbegeleider, klankbordgroep (VSF + vier kleine unisportfederaties) en stuurgroep (VSF + Sport Vlaanderen + kabinet Sport)
  • Interessebevraging shared services (bij kleine sportfederaties)
  • Twee samenkomsten met kleine sportfederaties (algemeen + vijf thematafels)

Uit deze eerste fase komen vijf prioritaire clusters qua behoeften/interesses op vlak van shared services:

  1. Raamakkoorden / samenaankoop
    • Op diverse topics: kantoormateriaal, drukkerij, print op kledij, vervoer/transport, reizen/vluchten, communicatie, IT (ledenbeheersysteem, systeem aanduiding officials/docenten,…)
    • Omvangrijk deelproject met ook op zijn beurt weer deelprojecten.
    • Het betrekken van experts zal cruciaal zijn.
    • Per topic zal nog een apart plan van aanpak moeten gerealiseerd worden.
    • Per topic is het mogelijk dat andere federaties aansluiten.
  2. Sharen op vlak van locatie: gezamenlijke huisvesting
    • Indien dat gerealiseerd wordt, in latere fase mogelijks: gedeeld personeel
  3. Sharen op vlak van locatie: locatienetwerk (van werk- en vergaderzalen) specifiek voor VSF leden
  4. Clustering boekhouding
  5. Helpdesk IT voor federatiepersoneel

Dit is de top vijf, die in 2019 nog verkend / opgestart worden en geen volledige lijst van ideeën van shared services. Indien haalbaar in timing en budget worden er mogelijks nog extra shared services opgestart. Bovendien kunnen er doorheen het project ook nieuwe projectideeën ontstaan.

Volgende stappen staan gepland (zomer + najaar 2019):

  • Toelichting project shared services op VSF Meetup.
  • Aanwerving projectcoördinator shared services.
  • Per deelproject: in kaart brengen van:
    • concrete behoeften;
    • mogelijke shared services;
    • begroting in functie van subsidiebedrag (opstartkost – structurele kost – duurzaam product – eventueel terugverdienmodel)  
    • aansturing deelproject;
    • manier van terugkoppelen (met projectcoördinator/klankbordgroep).
  • Opstart van de eerste concrete shared services.

3. Basisprincipes project

Een overzicht van de basisprincipes die in elk deelproject binnen shared services belangrijk zijn:

  • Co-creatie
    • VSF coördineert, faciliteert en ondersteunt maar ook de federaties die beslissen in een project mee te stappen moeten initiatief, ownership en verantwoordelijkheid tonen.
    • Projectverloop ligt niet vast, ruimte voor inbreng en participatie.
  • Duurzaam
    • Opzetten van duurzame initiatieven (met opstartbudget), die ook na 2021 blijven bestaan. De kost voor het operationeel zijn van de shared service zal (in het begin mogelijks slechts deels) gedragen moeten worden door de federaties die er gebruik van maken.
  • Experimenteel
    • Ruimte om te experimenteren, durven. Het is mogelijk dat bepaalde projecten – na het tot in detail in kaart brengen van noden en mogelijke oplossingen – uitmonden in de beslissing om ze niet of maar gedeeltelijk door te voeren.
  • Kwaliteit boven kwantiteit
    • Liever een sterk samenwerkingsverband voor 3 sportfederaties dan een minder sterk tussen 6 sportfederaties. Liever voluit experimenteren binnen 5 projecten, dan half binnen 10 projecten.
  • Engagement
    • Het gaat om mensen en om het opnemen van engagementen tot samenwerken. Met belangrijke factor: een onderlinge goede menselijke klik tot gezamenlijk engagement.
    • Daarnaast is inhoudelijk engagement van de participerende federaties cruciaal. Er moet een mandaat/beslissing zijn van de RvB en het betrokken personeel van de federatie.

4. Link met andere projecten

Vanuit Sport Vlaanderen werden, naast deze extra subsidie aan VSF, recent enkele initiatieven genomen, die elk een eigen insteek hebben, en van daaruit (kunnen) inspelen op gezamenlijke behoeften van sportfederaties:

  • Time4YourTalent
  • Matchmaker sport en bedrijven

VSF is, als partner van het sportbeleid, in de verschillende projecten sterk betrokken. De behoeften van federaties worden door de verschillende projecten samen gelegd en besproken, om ze zo goed als mogelijk in te vullen. Voor een kort overzicht van de projecten: zie deze overzichtsfiche.