Welke stappen zet VSF in het dossier GDPR?

Laatste update: 10 oktober 2018

Sportfederaties en sportclubs vertegenwoordigen is één van de strategische doelstellingen van VSF. We zijn ervan overtuigd dat we vanuit onze positie, en samen met onze leden, impact kunnen realiseren. Daarbij focussen we op een aantal dossiers. We communiceren duidelijk over de stappen die we zetten, ook als ze geen vruchten afwerpen. We vinden die communicatie belangrijk: om onze leden op de hoogte te brengen én om hen mee te activeren, zodat iedereen actief mee kan inzetten op de kracht van de sportsector.

GDPR

Op 25 mei 2018 werd de GDPR-wetgeving in de volledige Europese Unie van kracht. Organisaties die gegevens verwerken zijn sindsdien verplicht om zich conform deze nieuwe regelgeving te gedragen. Federaties en clubs vallen ook onder het toepassingsgebied van de Verordening. 

Ondersteuning

VSF nam tijdig het heft in handen en fungeerde als één van de voortrekkers in de non-profitsector om organisaties in regel te stellen met de GDPR. VSF/DP ontwikkelde een handleiding en tools en FAQ's om zowel de federaties als clubs te kunnen ondersteunen in deze materie. Daarnaast werden vanaf december 2017 tot op vandaag verschillende bijscholingen georganiseerd, specifiek toegepast op enerzijds de situatie in federaties, anderzijds de situatie in clubs. Tot slot werd ook een individuele maatbegeleiding rond dit thema een onderdeel van onze dienstverlening, opnieuw zowel voor federaties als voor clubs.

Standpunt VSF

VSF stelt vast dat de administratieve impact van de GDPR-wetgeving de planlast van sportorganisaties opnieuw verhoogt. Daarom streeft ze ernaar om een zo helder mogelijke toepassing van de Verordening te realiseren ten gunste van de sportorganisaties. 
VSF is van mening dat gezien de aard en de grootte van de activiteiten van sportfederaties (in het kader van de verwerking van persoonsgegevens) een DPO dan ook geen noodzaak is voor federaties (op enkele specifieke uitzonderingen na). Een DPO is wettelijk gezien momenteel wél een noodzaak indien er een verwerking van het Rijkregisternummer gebeurt. Zonder DPO mag een federatie het rijksregisternummer niet gebruiken als identificatienummer. Het gebruik ervan wordt wel gestimuleerd door Sport Vlaanderen. VSF dringt bij Sport Vlaanderen verder aan om tot een sluitende en wettelijke oplossing te komen voor federaties die gebruik maken van het rijksregisternummer en geen DPO hebben. Dit is tot op heden niet het geval. Derhalve raden we sportfederaties aan om rekening te houden met de huidige regelgeving hierrond.

Volgende concrete stappen werden ondernomen:

  • Op 19 juni 2018 vond een overleg plaats tussen VSF, Sport Vlaanderen en de Vlaamse Toezichtscommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (VTC) m.b.t. de problematiek rond het gebruik van de rijksregisternummers die de verplichting tot aanstelling van een veiligheidsconsulent tot gevolg heeft. Uit dit overleg bleek het volgende:
    • VTC kan geen uitspraken doen over het gebruik van het rijksregisternummer en de verplichting tot aanstelling van een veiligheidsconsulent. Dit is federale materie en moet door het Rijksregister bekeken worden.
    • Momenteel wordt de wet op het Rijksregister herzien, waardoor er een interne reorganisatie aan de gang is. De wetswijziging zou het ideale moment kunnen zijn om een uitzondering aan te vragen m.b.t. het gebruik van het Rijksregisternummer.
  • Sport Vlaanderen ontving als antwoord dat, gelet op de overgangsfase wat de bevoegdheden van het Sectoraal comité van het Rijksregister betreft, de werklast en de beperkte middelen, het niet tot de mogelijkheden behoort om in te gaan op de vraag tot overleg.
  • VSF blijft dit dossier verder via Sport Vlaanderen opvolgen en bekijkt welke mogelijkheden er dan wel zijn om als sportfederatiesector een antwoord op de concrete vragen te krijgen. 

Op 13 juli 2018 besliste de Vlaamse Regering om, zoals verwacht, de term ‘veiligheidsconsulent’ te verwijderen uit alle Vlaamse regelgeving. De term wordt vervangen door ‘functionaris voor gegevensbescherming’ (FG). Dit betekent dat, indien er geen uitzondering toegestaan wordt voor het gebruik van het rijksregisternummer, een FG/DPO nodig zal zijn voor de verwerking van het rijksregisternummer. In dat geval zal de piste bekeken worden om een overkoepelende FG/DPO bij VSF aan te stellen zodat de federaties aan deze verplichting voldoen.

Suggesties? Vragen?

Contacteer Lien Berton: lien@vlaamsesportfederatie.be of 09 243 12 97