Beleidsplanning: strategische planning & afronding

Beleidsplan

Beleidsplanningstijd voor sportfederaties! Hoe verloopt het proces in je federatie? Al werk gemaakt van de doelstellingen? We delen graag tips en tools voor fase 6: de strategische planning en fase 7: de afronding.

Fase 6: strategische planning

In deze fase wordt het 'hoe' bepaald: de (hoofd)acties, de mensen en middelen die nodig zijn om de geformuleerde doelstellingen te bereiken. 

Betrek in deze fase zeker het volledige personeelsteam, zodat het plan realistisch en gedragen is.

Enkele belangrijke vragen om te stellen:

  • Voldoet het plan aan de decretale vereisten?
  • Heeft de organisatie voldoende middelen?
  • Heeft de federatie voldoende en de juiste medewerkers?
  • Is alles (sociaal)juridisch in orde?
  • Hoe kan je het plan in de komende jaren effectief realiseren?

Formuleren van (hoofd)acties

De operationele doelstellingen worden verder in (hoofd)acties geconcretiseerd. Het kan interessant zijn om de keuze van acties en indicatoren in hetzelfde beslissingsproces te maken.

  • Vormen van hoofdacties 2025-2028
  • Formuleren van deelacties waar nodig
  • Jaaractieplan 2025

Inzet van mensen en middelen

Om je plan uit te voeren heb je uiteraard mensen en middelen nodig. Ook dat plan je best.

Financieel plan

Welke financiële middelen heb je nodig om al de vooropgestelde doelstellingen waar te maken? Een moeilijke opdracht om de kosten en opbrengsten te plannen. 

Alle gesubsidieerde federaties werken sinds 2016 verplicht met een analytische boekhouding, met codering op het niveau van de acties van het beleidsplan. In de handleiding beleidsplan sportfederaties 2025-2028 van Sport Vlaanderen lees je alle info over luik I en II. Sportfederaties zijn vrij om hun eigen spreadsheet op te bouwen of het sjabloon luik II van Sport Vlaanderen te gebruiken.

Wens je begeleiding of extra ondersteuning? Meer info


Medewerkersplan

Een medewerkersplan is de aanpassing van het medewerkersbeleid aan het beleidsplan. Waar dient de federatie aan te passen, uitbreiden, verbeteren, opleidingen plannen, externe expertise inhuren...? Het medewerkersplan (zie downloads) kan je hiervoor verder helpen.

Fase 7: de afronding

De laatste eindsprint is ingezet, de finish is in zicht!

Communicatie, check, eindredactie

Communicatie doorheen heel het proces is belangrijk, maar in de afrondingsfase is het cruciaal! 

  • Communiceer uitgebreid intern over het proces en resultaat. Laat ruimte voor opmerkingen.
  • Check of het beleidsplan overeenstemt met decretale verplichtingen, het geheel logisch en realistisch is, geargumenteerd kan worden waarom bepaalde aspecten ontbreken...
  • De eindredacteur maakt er een leesbaar en overzichtelijk beleidsplan van. Laat dit best ook nalezen door enkele 'buitenstaanders'.
  • Communiceer uitgebreid extern aan clubs, leden en stakeholders. Denk na over de vorm, eventueel op maat van de doelgroep. Zie good practices van Orienteering Vlaanderen voor inspiratie.

Evalueren & bijsturen

Essentieel is dat je beleidsplan een werkinstrument is en uitgevoerd wordt.

  • Maak jaarlijks een actieplan
  • Volg het beleidsplan tussentijds op - Excelsjabloon meetplan
  • Maak rapporteringsverslagen

Meer tips, werkdocumenten en voorbeelden voor je beleidsplanningsproces, kan je downloaden via de kennispagina Hoe maak je een beleidsplan op?