Telefoneren kan je leren: Paardensport Vlaanderen zet in op een sterke belcultuur

Communicatie

03.07.2026

Telefoneren is een vaardigheid die je kan aanleren én verfijnen. Daarom organiseren we op 23 oktober de bijscholing 'Sterk aan de lijn: efficiënt en zelfverzekerd telefoneren'. Wil jij hier ook sterker in worden? Niet twijfelen!

We kijken eens over het muurtje bij Paardensport Vlaanderen. Directeur Lies Vlamynck vertelt over het belang van telefoneren en persoonlijk contact binnen hun organisatiecultuur.

Hoe is de belcultuur binnen jouw federatie?

Lies Vlamynck: "Bij Paardensport Vlaanderen vinden we persoonlijk contact erg belangrijk. Met meer dan 750 clubs en 39.000 leden is het een uitdaging om dicht bij al onze stakeholders te blijven. Daarom blijft de telefoon, naast onze andere communicatiekanalen, een essentieel onderdeel van onze werking.

Vooral bij gevoelige of complexe dossiers kiezen we bewust voor een telefoongesprek in plaats van een e-mail. Telefoneren laat toe om meer context te geven, onmiddellijk in te spelen op vragen of misverstanden en empathisch te reageren. Zo zorgen we ervoor dat de boodschap overkomt zoals ze bedoeld is en versterken we tegelijk de band met onze stakeholders.

Telefoneren is voor ons dan ook een belangrijk onderdeel van onze organisatiecultuur. We besteden hier expliciet aandacht aan, zeker bij nieuwe medewerkers, zodat zij deze manier van communiceren van bij de start meenemen."

Merk je als directeur dat medewerkers minder snel de telefoon nemen?

"Ik merk dat medewerkers vaak spontaan naar e-mail grijpen, omdat dit snel en gemakkelijk lijkt. Tegelijk zetten we vanuit het management en de teamleaders bewust in op het belang van telefonisch contact wanneer dat de meerwaarde biedt. Het is iets waar we voortdurend aandacht voor blijven vragen, omdat het mee bepaalt hoe we als organisatie met onze stakeholders omgaan. We willen medewerkers stimuleren om bewust de afweging te maken: wanneer is een e-mail voldoende en wanneer zorgt een telefoongesprek voor een betere dienstverlening en meer verbinding?"

Telefoneren is een belangrijk onderdeel van onze organisatiecultuur. We besteden hier expliciet aandacht aan, zeker bij nieuwe medewerkers, zodat zij deze manier van communiceren van bij de start meenemen.

Lies Vlamynck

Paardensport Vlaanderen

Op welke manier kan een opleiding rond telefoneren medewerkers versterken?

"Een opleiding rond telefoneren is absoluut een meerwaarde. We hebben in het verleden al interne opleidingen georganiseerd en merken dat goed telefoneren echt een vaardigheid is die je kunt aanleren en verfijnen.

Zo leren medewerkers niet alleen hoe ze een gesprek professioneel opbouwen, maar ook hoe ze empathisch communiceren, moeilijke boodschappen overbrengen en gesprekken op een correcte manier afronden. Dat laatste is belangrijk om efficiënt te werken en te voorkomen dat gesprekken onnodig lang blijven duren.

Daarnaast kunnen praktische tips een groot verschil maken. Een eenvoudig voorbeeld is het bewust glimlachen tijdens een telefoongesprek. Hoewel de gesprekspartner je niet ziet, hoor je die positieve houding wel degelijk in je stem. Zulke kleine technieken zorgen voor een aangenamere en meer verbindende communicatie."

Welke positieve effecten zou het op je organisatie hebben als medewerkers sneller de telefoon zouden nemen?

"Wanneer medewerkers sneller kiezen voor een telefoongesprek, versterkt dat de relatie met onze clubs, leden en andere stakeholders. Moeilijke of gevoelige boodschappen kunnen op een persoonlijke en respectvolle manier worden gebracht, waardoor er meer begrip ontstaat en misverstanden sneller worden opgelost.

Bovendien kunnen medewerkers tijdens het gesprek onmiddellijk inspelen op vragen, extra uitleg geven en empathisch reageren. Dat maakt de communicatie efficiënter én menselijker dan wanneer alles via e-mail verloopt. Op organisatieniveau leidt dit tot een hogere kwaliteit van dienstverlening en draagt het bij aan een cultuur waarin persoonlijk contact centraal staat."