Gepost door: 
Geraldine Mattens

Wist je dat ... je een dagvergoeding kan geven voor dienstreizen in het buitenland?

Stuurt jouw federatie regelmatig trainers of andere medewerkers naar het buitenland? Dan kan een dagvergoeding voor dienstreizen in het buitenland een interessant element van het verloningspakket zijn. 

Je kan hiermee een werknemer vergoeden voor de kosten die hij in het buitenland maakt. De fiscus baseert zich daarvoor op de bedragen die de overheid toekent aan de ambtenaren die voor een officiële opdracht naar het buitenland moeten.

Hiervoor bestaat een lijst met dagbedragen per land, "gerechtvaardigd door omstandigheden eigen aan het land" . Die lijst voorziet voor zowat elk land ter wereld in een dagbedrag. Is het forfaitair dagbedrag voor een bepaald land lager dan 37,18 euro? Dan aanvaardt de fiscus het minimumbedrag van 37,18 euro.

De lijst maakt een onderscheid tussen forfaitaire dagvergoedingen voor "categorie 1" en voor "categorie 2" (lagere forfaitaire dagvergoeding). De belastingadministratie bevestigde in haar circulaire van 15 april 2011 dat de dagvergoedingen "categorie 1" ook gelden voor de privésector.

Let wel: voor dienstreizen van langer dan 30 kalenderdagen gelden de lagere dagvergoedingen van "categorie 2" of het bedrag van 37,18 euro/dag.  De toekenning van die forfaitaire vergoedingen voor een zelfde opdracht is beperkt tot 24 maanden en moet stopgezet worden in geval van definitieve vestiging van de betrokkene in het buitenland.

De dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen dekken de maaltijdkosten en de kleine uitgaven (lokaal vervoer, fooien, plaatselijke telefoongesprekken, snacks enzovoort). Ze dekken niet de reis- en hotelkosten. Daarvoor moet men de werkelijke kosten bewijzen.

Zitten de maaltijden in de hotelfactuur inbegrepen? Dan moet je de dagforfaits proratiseren:

15% voor het ontbijt
35% voor het middagmaal
45% voor het avondmaal
5% voor de kleine uitgaven

De RSZ aanvaardt dezelfde forfaits, alsook de bovenstaande procentuele vermindering.

De bedragen worden in principe jaarlijks geïndexeerd en gepubliceerd in het Staatsblad. De meest recente lijst geldt sinds 1 april 2016 en vind je onderaan dit bericht.

Bron: Sociare