Project shared services: initiatieven in opbouw

Het project shared services loopt in zijn huidige vorm af in december 2021. Dat betekent dat we nog een volledig projectjaar te gaan hebben, maar ook dat dit hét moment is om de samenwerkingen van de toekomst vorm te geven. Zoals steeds willen we dit niet alleen doen: we blijven vraaggestuurd werken met aandacht voor engagement en co-creatie vanuit de ideeën van sportfederaties.

De initiatieven die we tot nu toe realiseerden zijn niet altijd de meest baanbrekende of verregaande shared services. Maar we zijn ervan overtuigd dat deze initiatieven nodig waren om de tenen even in het water te steken, om af te tasten wat (al) mogelijk is en om de hordes te verlagen. Een aantal reeds bestaande pistes zullen de komende maanden verder uitgewerkt worden. Dit artikel geeft je een overzicht van geplande initiatieven.

Data-driven sportfederatie

Sportfederaties willen data gebruiken om hun beleid vorm te geven, efficiëntiewinsten te boeken, clubs te ondersteunen en nieuwe (marketing)opportuniteiten te ontdekken. De voorbije maanden organiseerden we 7 inspiratiesessies met als enige doel prikkelen en inspireren. We stellen echter een grote diversiteit vast op vlak van kennis, maturiteit en interessegebieden. We willen federaties begeleiden op hun weg richting een datagedreven sportfederatie, zonder essentiële stappen over te slaan.

We zijn hiervoor in overleg met meerdere partijen, maar vinden neutraliteit heel belangrijk. We hopen om via het Blikopener-project een beroep te kunnen doen op expertise van hogescholen.

Meerwaarde: 

  • ondersteuning bij strategische keuzes
  • wat wil jouw federatie doen, welke stappen zijn nodig, hoe pak je dit aan,...
  • hoe verzamel je nu data, hoe bewaar je die, welke problemen ondervind je,…
  • wat zijn de implicaties van bepaalde keuzes
  • kennisopbouw
  • eventueel delen van ontwikkelingen en/of systemen
     

Vraag en aanbod rond co-working ruimtes

Binnenkort brengen we in kaart welke federaties op zoek zijn naar locaties waar ze op regelmatige basis terecht kunnen om te werken en/of te vergaderen. Of omgekeerd: naar aanbieders van extra ruimte. 

Eind 2019 was er bij enkele federaties (ook) interesse in gedeelde huisvesting in Leuven en Antwerpen. Gesprekken met deze steden noch het verkennen van de private markt leverden tot nu toe iets op. Ondertussen is de vraag afgezwakt (vooral in Leuven), o.a. door de huidige situatie met meer thuiswerk.

Als kleine federatie is niet enkel de uitkomst van shared services belangrijk, maar ook de gelegde contacten. De voorbije tijd heb ik heel wat aanspreekpunten erbij gekregen! (Dries Michiels, Motorsport Vlaanderen)

Structurele aanpak groepsaankopen

De voorbije maanden kregen we vaak de vraag om in te zetten op groepsaankopen en raamakkoorden, maar toch komt dit moeilijk van de grond. De redenen hiervoor zijn zeer divers, maar zeker ook begrijpelijk:

  • Timing: bij een urgente nood bij een federatie, is er onvoldoende tijd om dit correct op centraal niveau goed aan te pakken. 
  • Gebrek aan informatie: informatie over (potentiële) omvang en aantallen zijn cruciaal. Informatie over over huidige deals, wensen en kwaliteitsvoorwaarden zijn een sterke meerwaarde.
  • Vertrouwen: delen van financiële cijfers blijft gevoelig
  • Gebrek aan kennis: inkoop is een vak op zich en verschilt ook per thema. Expertise is cruciaal om de beste deals voor de sector af te sluiten.

Maar het kan wel! Dat bewijst het succesvolle pilootproject van NOC*NSF in samenwerking met heel wat Nederlandse sportbonden. Zij stonden enkele jaren geleden in onze schoenen. Toen beslisten ze om, in samenwerking met een inkoopspecialist, cijfermatig in kaart te brengen óf en wat het potentieel van collectieve inkoop is. 

Wij zijn nu volop deze cruciale eerste stap, een inkoopanalyse, aan het voorbereiden. Heeft jouw federatie ook interesse, laat ons zeker iets weten.

Meerwaarde:

  • Op korte termijn beter inzicht in uitgaven en leveranciers 
  • Op middellange termijn structureel samenwerken rond inkoop van diensten en goederen om zo kosten te besparen, kwaliteit te verhogen en sterkere positie in te nemen

In het eerste projectjaar van shared services onderzochten we al de mogelijkheden om samenwerking met externe reisorganisaties op te zetten. De reizen van atleten en personeel zijn bij veel federaties een belangrijke uitgavepost. Bovendien neemt de organisatie ervan vaak (veel) tijd van het personeel in. Voor we dit dossier uitgeklaard hadden, sloeg COVID19 toe. Stages werden afgelast, tornooien uitgesteld en – reisorganisaties kwamen in de problemen. Het traject veranderde zo van hot topic naar (terechte) bijzaak. Maar het blijft een interessant dossier, dat we graag opnieuw oppikken binnen de structurele inkoop voor de sportsector.

Een gelijkaardig verhaal als de organisatie van reizen, is het regelen van vervoer. De huur van busjes, kleine vracht en andere zijn bij sommige federaties een belangrijke uitgavepost. Bovendien kruipt ook tijd in het telkens opnieuw afsluiten van huurcontracten. We willen hier de schaal van de sector uitspelen om een interessante deal af te sluiten. Ook dat verhaal staat door de crisis voorlopig on hold, maar pikken we opnieuw op.

Wil je ook weten welke shared services we tot nu toe al opstartten? Lees dit artikel: Project shared services: hoe ver staan we?

Toekomstige shared services: geef mee input!

Heb jij ook zin om de visie en/of concrete initiatieven rond samenwerking en shared services mee te helpen vormgeven?
Laat ons dan nu al iets weten, we houden je zeker op de hoogte van zodra we meer weten.

Hoewel we sterk geloven in het concept en de mogelijkheden, beseffen we dat er nog veel werk is. Het is een proces van ups en downs, met voor- en tegenstanders, met stappen vooruit, maar jammer genoeg ook stappen achteruit. De uitdaging van shared services zit hem in het opzetten van een duurzaam model met voldoende kritische massa waar alle federaties  beter van worden. Vanuit VSF én de klankbordgroep staan we open voor alle meningen en ideeën. Ben je niet overtuigd van de opportuniteiten of heb je interessante kritische bedenkingen? Dan ben je zeker ook welkom!. Het project is er voor én door de (kleine) sportfederaties.

Suggesties? Vragen? Neem contact op met Jérémie (jeremie@vlaamsesportfederatie.be).

Auteur: 
Jérémie Deroo