Persbeleid

Er is al lang geen vaste formule meer om ervoor te zorgen dat journalisten je verhaal oppikken en er persaandacht aan schenken. Een persbericht of persconferentie zijn opties, maar communicatie is geen eenrichtingsverkeer. Journalisten gaan ook zelf op zoek naar nieuws. Vaak starten ze hun zoektocht naar informatie online, via verschillende media. Zorg dus dat je communicatiekanalen (website, profielen op sociale media) steeds up-to-date zijn.

Door de komst van sociale media lijkt de rol van journalisten zelfs af te nemen. Belangrijke nieuwtjes verspreiden zich vaak als een lopend vuurtje op Twitter. Dus waarom het ook niet eens op die manier proberen? Is je netwerk sterk genoeg en wordt je bericht vele keren gedeeld, dan komt het sowieso bij een grote groep mensen terecht. Of alsnog bij de pers, wanneer zij het nieuws toch oppikken.

Een persbericht schrijven

Verplaats je in de rol van de journalist wanneer je begint te schrijven. Wat wil de lezer weten? Hoe zorg ik voor een originele invalshoek? Enkele richtlijnen:

Hou het kort
Een sterk persbericht is amper één A4 lang. Het is vlot geschreven en gebruiksklaar voor de journalist.

Zet nieuwswaarde in de kop
Uit de titel van je persbericht moet al duidelijk worden wat je nieuwsfeit is.

Zet essentiële informatie in de intro
De eerste alinea is de belangrijkste. Zorg ervoor dat je antwoord geeft op de vragen 'wie', 'wat', 'waar', 'wanneer' en eventueel ook 'hoe' en 'waarom'.

Achtergrondinformatie in paragrafen
De rest van je persbericht bevat meer verduidelijking en achtergrondinformatie. Structureer die ook door tussentitels te gebruiken.

Vergeet je contactinformatie niet
Een kant-en-klaar persbericht is interessant, maar soms wil een journalist meer informatie of wil hij graag een citaat toevoegen. Stuur zeker een naam, telefoonnummer en e-mailadres mee, en zorg dat die persoon bereikbaar is.

Blijf bij de feiten
Een persbericht is geen reclamepraatje. Overdrijf dus niet met het ophemelen van je organisatie, het nieuws of evenement dat je aankondigt. Persberichten die zichzelf proberen te verkopen, kennen weinig succes.

Extra's
Maak het gemakkelijk en vermeld onderaan in je persbericht waar journalisten je logo of persfoto's kunnen vinden op de website of bij wie ze die kunnen opvragen.

Een perslijst aanmaken

Leg een lijst aan van journalisten en hou die up-to-date.

VSF-federaties kunnen daarbij gebruik maken van de VSF-perslijst. Via deze perslijst willen we het onze leden gemakkelijker maken om met de pers te communiceren. Deze lijst wordt regelmatig geüpdatet.
De nieuwe VSF Perslijst bevat meer dan 500 contactpersonen (beroepsleden, niet-beroepsleden, cameramannen en fotografen uit de sportsector).
Let wel, de perslijst bevat hoofdzakelijk algemene contactadressen uit de sportsector, dus geen sportspecifieke journalisten. Het is in ieder geval een perfecte aanvulling op jouw journalistenlijst.
Ben je als sportfederatie geïnteresseerd in de VSF Perslijst? Stuur dan een mailtje naar Grace. Ze bezorgt je de lijst in een Excelbestand.

Een persconferentie organiseren

Een persconferentie vraagt voorbereiding en organisatietalent. Daarnaast zien journalisten persconferenties vaak als tijdrovend en niet noodzakelijk. Wanneer ze een goed persdossier of de juiste contactpersoon te pakken krijgen, zullen ze weinig belangstelling tonen voor een persconferentie. Heb je daarentegen een exclusieve boodschap te brengen met grote nieuwswaarde? Dan zal de opkomst niet teleurstellen.

Wie nodig je uit?

Kies de juiste persmedia. Maak de bedenking of je nieuwsfeit interessant is voor de lezers, luisteraars, kijkers van de verschillende genodigden. Probeer om enkel sportjournalisten uit te nodigen die jouw sporttak op de voet volgen. Je kan vragen om vooraf in te schrijven, maar wees je ervan bewust dat journalisten inspelen op de actualiteit van de dag. Een bevestiging is daarom geen garantie dat ze er zullen zijn.

Wanneer en waar nodig je uit?

Stuur je uitnodiging 1 à 2 weken voor de datum van de persconferentie. Vermeld duidelijk een plaats, datum, en start- en vermoedelijk einduur. Hou daarbij rekening met de deadlines van de pers (11u is het streefuur).

Kies voor een centrale plaats of, wanneer het onderwerp zich leent, voor een locatie die aansluit bij je thema. Bijvoorbeeld: een persconferentie over de voltooide renovatie van de sporthal doe je uiteraard ter plaatse.

Praktische tips voor de persconferentie

  • Test ruim vooraf de infrastructuur in de zaal (licht, geluid,…).
  • Regel catering.
  • Vergeet de naambordjes voor de sprekers niet.
  • Let op de indeling van de zaal.
  • Zorg voor onthaal. Laat journalisten intekenen en overhandig eventueel een persmap.
  • Er moet een duidelijke taakverdeling zijn. Wie heeft de leiding? Wie voert het woord? Welke timing respecteer je?
  • Voorzie genoeg tijd voor vragen na de conferentie. Ook persoonlijke vragen of interviews mag je verwachten.

Wat na de persconferentie?

Blijf bereikbaar in de uren en dagen na de persconferentie. Eventueel kan je de persmap nog versturen naar afwezige journalisten. Een persconferentie is een moment waarop je contacten met journalisten kan opbouwen. Doe daarom ook achteraf nog een inspanning wanneer ze je om meer informatie vragen.

Eens een andere aanpak?

Hoe kan je als kleinere federatie persaandacht halen? Of hoe kan je als grote federatie eens een ander verhaal brengen? Lees zeker eens het artikel "Niet enkel de resultaten tellen" ter inspiratie.