Ruggensteun bij een stevig pakketje gegevensverwerking
Nelly De Pauw en Jonas Vandenbossche runnen de administratieve werking van Wind en Watersport Vlaanderen. Een federatie met 81 watersportclubs en 27.000 aangesloten watersportbeoefenaars. Ongetwijfeld komt daar een stevig pakketje 'gegevensverwerking' bij kijken.
De GDPR-wetgeving loert dan om het hoekje, en daarom maken Nelly en Jonas nuttig gebruik van de begeleiding die de Vlaamse Sportfederatie biedt.
"Privacy is een moeilijke materie en de wetgeving was ons ook niet volledig duidelijk. Daarnaast wordt de verplichting om eraan te voldoen steeds sterker", leggen ze uit. "We willen een goed GDPR-beleid kunnen voeren en niets over het hoofd zien."
Stap 1: een GDPR Quickscan. Er werd een analyse gemaakt om een beeld te krijgen van het privacybeleid van de federatie. "We hadden vooraf het gevoel dat het wel oké zat, maar de uitkomst was minder positief." De basis was aanwezig, maar die vroeg om verdere uitwerking. Het voordeel van de begeleiding: je krijgt een goed beeld van je werkpunten, zodat je meteen aan de slag kan.
Stapsgewijs vooruitgang boeken
Zo is er werk gemaakt van een verwerkingsregister. Hoe moeten we met gegevens omgaan, ze verwerken en bewaren? Hiervoor hebben we met heel onze personeelsgroep samengezeten, om de belangrijkheid van GDPR te verduidelijken.
We investeerden ook in een bijscholing voor het hele team. Want je houden aan de regels en het correct beheer van het archief (wat te houden, hoelang te houden en hoe bij te houden) zijn voor ons intern de grootste uitdagingen.
Er is tijdens het begeleidingstraject ook ingezet op het aanpassen van de privacyverklaring, het cookiebeleid en de algemene voorwaarden. En er kwam een apart mailadres voor meldingen rond privacy.
Privacy is een moeilijke materie. De quickscan gaf een duidelijk beeld van onze werkpunten. Door jullie begeleiding zien we niets over het hoofd.
Wind en Watersport Vlaanderen tekende via de Vlaamse Sportfederatie ook in op 'DPO as a service', om een onafhankelijke Data Protection Officer aan te stellen. "Iemand heel deskundig, die ons kan helpen bij het verdere traject en ons kan wijzen op werkpunten of eventuele fouten", zegt Jonas.
"Dat zorgt voor een zekere ruggensteun. Zij is ook de persoon op wie we kunnen terugvallen wanneer er van clubs, medewerkers of leden vragen komen die wij zelf niet kunnen beantwoorden."
Zichtbare stappen zijn gezet. Maar er is more to come. De federatie is van plan om een gelijkaardig traject af te leggen met de partners en clubs:
- het opmaken en bekijken van de verwerkingsovereenkomsten
- organiseren van een bijscholing voor de clubs
"Onze clubs zijn al geïnformeerd over dit onderwerp. Maar we willen hen ook verder ondersteunen: voeling laten krijgen en de risico's goed leren inschatten."