Elektronische facturatie binnen sportorganisaties: wat zijn de regels?

Financiën

Sportclubs

Sportfederaties

Vanaf 1 januari 2026 treden de nieuwe regels rond e-facturatie in werking. Door deze verplichting wil de overheid de administratieve lasten verlichten en de efficiëntie verhogen. Voor sportclubs en sportfederaties is het belangrijk om goed voorbereid te zijn op deze overgang. In dit artikel leggen we uit wat de nieuwe regels inhouden en waar je rekening mee moet houden.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie, of elektronische facturatie, is het proces waarbij facturen digitaal worden afgehandeld. Dit systeem vervangt de traditionele papieren facturen en biedt tal van voordelen, zoals snellere verwerkingstijden, minder kans op fouten en lagere kosten.

Een e-factuur is een factuur die elektronisch gemaakt en verzonden wordt via Peppol. Peppol is een internationaal netwerk om veilig, snel, betrouwbaar en eenvoudig elektronische documenten zoals e-facturen en e-creditnota’s uit te wisselen.

De nieuwe regels

De algemene regelgeving verplicht iedereen om vanaf 1 januari 2026 elektronische facturen te gebruiken tussen organisaties onderling. Factureer je ook aan de overheid, dan zijn deze regels nu al geldig. Dit betekent dat sportclubs en sportfederaties die subsidies ontvangen of andere financiële transacties met de overheid hebben elektronische facturen moeten opstellen. Het versturen van facturen in pdf-formaat via e-mail of via een platform is dan niet meer voldoende.

De belangrijkste punten van de nieuwe regels zijn:

Verplichting tot e-facturatie naar overheden
Alle facturen aan Europese, federale, Vlaamse en lokale besturen moeten nu al elektronisch worden verzonden.
Een algemene verplichting vanaf 2026
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle ondernemingen tussen elkaar gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Dit zijn facturen die rechtstreeks tussen de software van beide ondernemingen worden uitgewisseld.
Niet voor particulieren
Voor uitgaande facturen aan particuliere klanten telt deze verplichting niet. Maar opgelet: je moet wel de gestructureerde elektronische facturen van je leveranciers kunnen ontvangen.
Standaardisatie
Facturen moeten voldoen aan de Europese norm EN 16931, wat zorgt voor uniformiteit en eenvoud in verwerking. Het systeem maakt gebruik van het Peppol-netwerk.

Voorbereiding op de overgang

Om de overgang naar e-facturatie soepel te laten verlopen kan je nu al de volgende stappen ondernemen.

Software updaten
Informeer bij je softwareleverancier wanneer de aanpassingen worden doorgevoerd. De meeste leveranciers bieden deze opties nu al aan of voorzien dit binnenkort.
Training en opleiding
Informeer en betrek je medewerkers om hen vertrouwd te maken met het nieuwe systeem en de procedures.
Testfase
Voer een testfase uit voor 1 januari 2026 om eventuele problemen te kunnen aanpakken.

Hoe maak je een e-factuur op?

Via je eigen boekhoudpakket
Kijk na of je boekhoud- of facturatiepakket geschikt is om e-facturen te verzenden via Peppol. De meeste pakketten zullen dit aanbieden voor 1 januari 2026.
Via een facturatietool
Kies een van de facturatietools uit de lijst van de Vlaamse overheid en volg de stappen.
Via Mercurius
Gebruik je geen boekhoudpakketten of facturatietools? Dan kan je gratis e-facturen versturen via Mercurius, het tijdelijke portaal van de federale overheid.

Voordelen van e-facturatie

De aanpassing is niet altijd even eenvoudig maar er zijn ook heel wat voordelen van een overstap naar e-facturatie:

Efficiëntie: snellere verwerking van facturen en betalingen.
Kostenbesparing: minder papierverbruik en lagere verzendkosten.
Transparantie: betere traceerbaarheid en minder kans op fouten.
Milieuvriendelijk: vermindering van papierafval draagt bij aan duurzaamheid.

De nieuwe regels rond e-facturatie bieden een kans voor sportclubs en sportfederaties om de administratieve processen te moderniseren en te optimaliseren. Door tijdig voorbereidingen te treffen, kunnen jullie profiteren van de vele voordelen die e-facturatie te bieden heeft.