Good practices uit beleidsplanningsproces

Beleidsplan

Sportfederaties

Geïnspireerd door andere federaties geraken? We delen graag enkele good practices van federaties voor verschillende fases in het beleidsplanningsproces.

Ook een good practice die je graag wenst te delen? Met veel plezier delen we het! Neem contact op met lisa@vlaamsesportfederatie.be

NIEUWE AANPAK OPVOLGING BELEIDSPLAN
Gymnastiekfederatie Vlaanderen bedacht een nieuwe aanpak voor de opvolging van het beleidsplan 2025-2028.

Na evaluatie van huidige aanpak, is het doel om op 3 niveaus het nieuwe beleidsplan meer geautomatiseerd te kunnen opvolgen:

Opvolging financieel luik: van Excel-tool naar een boekhoudprogramma
Procesopvolging: via een platform van Monday.com, waarin het beleidsplan op een visueel aantrekkelijke manier opgevolgd kan worden. Welke acties staan op 'to do', aan welke acties zijn we volop bezig en welke zijn afgerond? Op het platform kunnen ook allerlei dashboards gemaakt worden en updates aan doelen en acties gekoppeld. Elke personeelslid kan in het platform eigen taken en projecten eenvoudig opvolgen.
Resultaatsopvolging: Er wordt een dashboard via PowerBi opgezet om de belangrijkste resultaten op te volgen. De teamleads houden deze up-to-date.

Enkele printscreens van het platform met fictieve info zijn hiernaast te zien.

Daarnaast worden proactief afspraken en een planning voor interne bespreking gemaakt:

Teamleads bespreken de proces- en resultaatsopvolging periodiek met hun team op basis van dashboards op het platform.
3x per jaar staat de totale proces- en resultaatsopvolging van het beleidsplan op de agenda van lijn-staf-directie overleg.
BO geeft vooraf aan van welke resultaten ze op de hoogte wensen te blijven. Deze worden in een PowerBI dashboard verwerkt.

Net zoals Gymnastiekfederatie Vlaanderen zijn we benieuwd hoe deze vernieuwde aanpak zal verlopen.

BELEIDSPLAN IN BEELD
Orienteering Vlaanderen ontwikkelde, in samenwerking met Studio Fossiel, een visual om de grote lijnen van het beleidsplan overzichtelijk in beeld te brengen. De visual werd gedeeld op de AV, via de nieuwsbrief, de website en social media.

Eline Langens - Communicatie, marketing en opleiding Orienteering Vlaanderen: Eén beeld zegt meer dan 1000 woorden. Het is moeilijk om iemand gemotiveerd te krijgen om het volledige beleidsplan te lezen en hieraan mee te werken. Als je het in beeld kan brengen, kan je in 1 oogopslag iemand gemotiveerd krijgen. Al is het maar voor 1 deel/thema.

Het is dus niet enkel een manier om mensen te vertellen waar je aan werkt en wat je doelen zijn. Ook om mensen te motiveren aan het beleid mee te werken en samen te bouwen aan de sportfederatie van morgen.

Voor zij die zelf aan de slag willen gaan, raad ik Canva aan. Als vzw kan je in een paar klikken Canva Pro gratis aanvragen.

Orienteering Vlaanderen - poster beleidsplan

MEER GEDRAGENHEID EN GEDEELDE VERANTWOORDELIJKHEID
Taskforce
De taskforce beleidsplanning bij Fros bestaat uit 4 personen, die zorgen voor de algemene planning en opvolging van de verschillende fases.

5 thema's
Op basis van de missie en visie, het nieuwe decreet (met grote wijzigingen voor multisportfederaties) en het vorige beleidsplan werden 5 thema's afgebakend. Deze vormen de rode draad binnen het verdere proces. Een Miro-board werd gebruikt om per thema de ideeën te visualiseren.

Themagroepen met trekker
Voor elk thema werd - op basis van de voorkeuren van alle medewerkers - een werkgroep samengesteld en een trekker aangeduid. Deze themagroepen volgen de algemene planning en het aangereikte kader met opdrachten (wat, hoe, doel, deadline). De werkmomenten kunnen per themagroep zelf ingepland worden.

Beleidstweedaagse
In het najaar van 2023 ging het volledige team op beleidstweedaagse op een inspirerende locatie. De werksessies
werden afgewisseld met enkele toffe teambuildingsactiviteiten.

Micha Vanlessen, Sport Manager Fros: "Doordat alle medewerkers worden betrokken en een verantwoordelijkheid binnen de themagroepen opnemen, creëren we meer gedragenheid voor de richting die we als federatie willen uitgaan"

TEAMWORK MAKES THE DREAM WORK!
Het beleidsplanningsteam van Voetbal Vlaanderen bestaat uit een 10-tal mensen, inclusief de voorzitter van het bestuursorgaan en de coördinator van elk departement. De coördinator en secretaris van het beleidsplanningsteam zorgen voor de correcte opvolging van opmaak, implementatie en monitoring. (zie afbeelding hiernaast).

Beleidsplanning
In een 7-tal sessies met dit beleidsplanningsteam werd het proces doorlopen om tot het beleidsplan te komen. Voor elk beleidsdomein stond een beleidsdomeinteam in voor een uitgebreide interne en externe bevraging om nadien een SWOART-analyse uit te voeren en de doelstellingen en acties te formuleren. De betrokkenheid van het volledige team was dus zeer groot.

Implementatie en monitoring
Op regelmatige basis werd/wordt per beleidsdomein samen gezeten om concreet alle acties te implementeren en op te volgen. Daarnaast werd/wordt 2 keer per jaar met het beleidsplanningsteam samen gezeten, waarbij elk domein de opvolging aantoont. Targets en resultaten worden via het meetplan en acties via luik 2 opgevolgd. Luik 2 werd tot een gebruiksvriendelijke tool in eigen huisstijl, met allerlei functies en slicers omgetoverd (zie afbeelding hiernaast). Zo kan de vooruitgang van alle acties van de verschillende beleidsdomeinen vlot opgevolgd worden.

BOEIEN - BINDEN - BOUWEN
Rugby Vlaanderen bouwde hun beleidsplan op in 3 pijlers. Binnen elke pijler zijn verschillende projecten uitgeschreven om de ultieme doelstelling van 10.000 leden te realiseren.

Boeien - heeft als doel om meer mensen te laten kennismaken met rugby. Ze willen hen boeien door de rugbysport en de cultuur van rugby.
Binden - heeft als doel om de leden te binden aan rugby. Ze willen rugbyspelers langer houden in de sport, ook al is het competitieve rugby misschien niet meer voor hen.
Bouwen - heeft als doel om bestaande clubs te ondersteunen en nieuwe clubs te bouwen!

De vertaling/visualisering van het beleidsplan wordt zo duidelijk en richtinggevend naar alle stakeholders. Meer lezen hierover kan op deze webpagina.

THINK TANK
Jaarlijks in januari organiseert Rugby Vlaanderen ook hun think tank met personeel en bestuur. Op vrijdag worden de cijfers en gegevens doorgenomen, om op zaterdag de strategie rond bepaalde thema's te (her)evalueren.

Bij de opmaak van een nieuwe beleidsplan wordt daar ook een zondag aan gekoppeld om de beleidsuitdagingen en strategische doelstellingen vast te leggen.

Mathias Rondou - directeur Rugby Vlaanderen: Door eenmalig gas te geven tijdens één intens weekend in het jaar met de bestuurders en personeel, merken wij dat tijdens het jaar de neuzen veel meer in dezelfde richting staan. De tijdsinvestering gedurende dat weekend wordt doorheen het jaar ruimschoots goed gemaakt.

CLUB- EN LEDENBEVRAGINGEN
Tennis en Padel Vlaanderen schakelde voor de bevragingen van hun leden en clubs een extern bureau in. De bevragingen gebeurden vroegtijdig (2019) binnen hun beleidsplanningsproces. Er was aandacht voor een sterke segmentering en de invultijd werd tot 15 à 20 minuten beperkt. Hierdoor bereikten ze maar liefst 7.800 leden en 219 van de 443 clubs.

De resultaten van hun club- en ledenbevragingen communiceerden ze in een interessante filmpje (zie hiernaast) via hun communicatiekanalen. Een sterk initiatief dat ze binnen het nieuwe beleidsplanningsproces graag wensen te herhalen.

Gijs Kooken, Algemeen directeur van Tennis en Padel Vlaanderen, kwam zijn inzichten en ervaringen hierover delen op de Meetup voor directeurs en voorzitters op 25 mei.