De overstap van sociaal secretariaat met succes
Simon Plasschaert is algemeen directeur bij Triatlon Vlaanderen. Intern zocht de federatie een nieuw instrument voor hun personeelsadministratie. Dankzij Shared services kwamen ze terecht bij Partena.
Simon: “We merkten de nood aan een platform om het verlof van de medewerkers te regelen. Partena heeft al andere sportfederaties onder de vleugels, dus we konden rekenen op meer expertise binnen het sociaal secretariaat. Ten tweede was het financieel interessant dankzij de groepsovereenkomst die de Vlaamse Sportfederatie via Shared services heeft afgesloten.”
In eerste instantie was de overstap groot, om alles op elkaar af te stemmen. "Maar Partena stelde zich daarbij flexibel op", vertelt Simon, "en hielp om die transitie zo vlot mogelijk te laten verlopen."
De applicatie was vanaf dag 1 een meerwaarde. Naast het financiële aspect was er nog een groot voordeel. “We hebben nu een veel meer toegankelijke module en applicatie waarop medewerkers hun verlof kunnen aanvragen. Daarbij zit er ook een tussenstap om het te laten goedkeuren. Vroeger hadden we zelf een systeem met een online Excel-document maar dat was heel tijdrovend en het was ook niet volledig waterdicht."
Vlotte communicatie en begeleiding op maat
Daarnaast verloopt de communicatie met de contactpersoon goed. Deze persoon is heel vlot bereikbaar, op vragen komt er onmiddellijk antwoord.
Ook de onboardingprocedure verliep vlot. Het vroeg zeker wat aanlevering van informatie, documenten, Excels, overzichten,… Maar zodra alles verstuurd was, volgde altijd de juiste begeleiding. "Partena ondersteunde ons goed met het voorbereidende werk."
Bij Triatlon Vlaanderen was het bestuur niet echt betrokken bij de praktische uitwerking. Simon had een vergelijking gemaakt tussen het toenmalige systeem en het nieuwe sociaal secretariaat. Het bestuur gaf groen licht, waarna de verdere stappen intern zijn uitgewerkt.
Ondertussen is Triatlon Vlaanderen al enkele maanden aangesloten bij Partena, mét succes.
Simon: "We hebben nu een mooi overzicht van wie wanneer op kantoor is, wie wanneer verlof heeft, we beschikken over een duidelijke kalenderweergave,… Dat maakt de planning een stuk eenvoudiger. Ook de module, waarbij je een aanvraag voor verlof moet indienen die nadien goedgekeurd wordt, is een vlot werkbaar instrument.”
Deze groepsovereenkomst kwam tot stand via Shared services van de Vlaamse Sportfederatie. Meer weten over alle groepsaankopen, diensten en voordelen dankzij Shared services?
We zijn ervan overtuigd dat het ons op lange termijn tijd en werk gaat besparen. Ons nieuwe sociaal secretariaat heeft zowel kwalitatieve als financiële voordelen.