Maak een privacyverklaring op

Privacy

Sportclubs

Sportfederaties

GDPR verplicht de gegevensverantwoordelijke van je organisatie om het transparantieprincipe te respecteren. Dat betekent dat je betrokkenen op een beknopte, open, begrijpelijke en makkelijk toegankelijke manier informeert.

Je privacyverklaring

Je moet heel wat informatie verplicht bundelen in een privacyverklaring, die je op de website van je organisatie publiceert. Het gaat o.a. over:

Welke gegevens worden verwerkt?
Waar verzamelt je organisatie de gegevens?
Waarom worden de gegevens bewaard?
Wie verwerkt buiten je organisatie de gegevens?
Wie krijgt de gegevens?
Wat wordt precies hoe, waar en hoe lang bewaard?
Hoe worden je gegevens beveiligd?
Hoe zorg je voor de uitoefening van de rechten van betrokken personen?

Je kan vanuit andere documenten (zoals een lidmaatschapsformulier, deelnemersinschrijving, enz.) via een korte verklaring verwijzen naar de uitgebreide privacyverklaring. Vermeld in de verkorte verklaring wel welke gegevens je voor die actie (bv. een ledenregistratie) opvraagt en hoe je ze beschermt en bewaart. Je kan ook direct verwijzen naar de volledige tekst.

Ga aan de slag met het model

Gebruik het model van privacyverklaring (onderaan deze pagina bij downloads) als startpunt. Je kan het aanpassen naar de noden van je eigen organisatie. Stem de inhoud van je privacyverklaring goed af op het register van verwerkingsactiviteiten dat je (ook verplicht) moet opmaken.

Dit is stap 5 van het GDPR-stappenplan. Doorloop alle stappen om de werking van je organisatie in kaart te brengen!

Een privacyverklaring moet niet goedgekeurd worden. Het gaat om eenzijdige verklaring van je organisatie waarin je bepaalt hoe er met de persoonsgegevens zal worden omgegaan. Er is één uitzondering: de verwerking van gegevens op basis van de rechtsgrond toestemming.

Ook belangrijk: je moet de informatie proactief verstrekken. Bezorg de privacyverklaring dus aan betrokkenen vooraleer hun persoonsgegevens verwerkt worden.

Download

Document niet zichtbaar

Dit document is enkel te downloaden door personen die ingelogd zijn als ambtenaar, student, sportclubbestuurder of medewerker van een federatie die lid is van de Vlaamse Sportfederatie. Of koop een jaarlicentie aan en krijg toegang tot alle documenten en online brochures.

Aanmelden › Registreren ›