Verplichte e-facturatie: wat betekent dit voor jouw sportfederatie?

Financiën

18.08.2025

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle ondernemingen, inclusief vzw’s, elektronisch factureren aan andere ondernemingen, vzw’s of overheden. Ook als sportfederatie val je onder die verplichting wanneer je facturen uitwisselt met sportclubs die een btw-nummer hebben.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie, of elektronische facturatie, is het proces waarbij facturen digitaal worden ontvangen en verstuurd. Dit systeem vervangt de traditionele papieren facturen die momenteel via pdf, op papier of via e-mail verstuurd worden. Dat zorgt voor een aantal voordelen zoals (veel) snellere verwerkingstijden, minder kans op fouten en lagere kosten.

Vanaf 2026 is e-facturatie verplicht voor elke factuur die wordt verzonden tussen 2 ondernemingen. Is jouw federatie een vzw? Dan val je hier ook onder.

strategie en tactiek bepalen tijdens match

Wanneer moet je nu als sportfederatie een e-factuur sturen aan een sportclub?

Dat hangt af van het btw-statuut van beide partijen:

Er is geen verplichting om elektronische facturen te verzenden of te ontvangen voor alle sportclubs en federaties die volledig vrijgesteld zijn van btw volgens artikel 44 van het btw-wetboek. Is je sportfederatie dus volledig vrijgesteld van btw? Dan is er geen verplichting.
Is je federatie vrijgesteld onder de kleine ondernemersregeling of ben je (gemengd) btw-plichtig? Dan heb je wel een geactiveerd btw-nummer en ben je ook verplicht om e-facturen op te maken bij een handeling met een andere btw-plichtige onderneming.
- Maak je een factuur op voor een sportclub met een btw-nummer (vzw, vennootschap of feitelijke vereniging)? Dan moet je een e-factuur opmaken.
- Maak je een factuur op voor clubs zonder btw-nummer: hier geldt geen verplichting tot e-facturatie.

Omgekeerd: wanneer moet een sportclub een e-factuur sturen naar jouw federatie?

Heeft jouw sportfederatie geen btw-nummer? Dan is er geen verplichting voor e-facturatie. De club mag dus op de klassieke manier een factuur versturen.
Heeft jouw sportfederatie wel een btw-nummer en levert de club met btw-nummer een dienst of product waarvoor ze een factuur moet opmaken? Dan moet de club een e-factuur opstellen.

LET OP:

Ook al ben je als sportfederatie niet verplicht om e-facturen te versturen of te ontvangen, is het verstandig om je hier toch op voor te bereiden. In de praktijk zal je immers steeds vaker geconfronteerd worden met e-facturatie, zeker wanneer je samenwerkt met btw-plichtige sportclubs of leveranciers.
Facturen die je opstelt voor particulieren (zoals sportende leden die rechtstreeks zijn aangesloten bij de federatie) vallen buiten de verplichting.
Facturen aan overheden boven €3.000 moeten nu al verplicht elektronisch verstuurd worden. Sommige steden aanvaarden zelfs enkel nog e-facturen.

Tip: bereid je nu al voor

Om de overgang naar e-facturatie soepel te laten verlopen kan je nu al de volgende stappen ondernemen.

Bekijk de mogelijkheden in je boekhoudpakket
Informeer bij je boekhouder of softwareleverancier welke mogelijkheden er zijn. De meeste leveranciers bieden deze opties nu al aan of voorzien dit binnenkort.
Bekijk de alternatieven
Heb je nog geen facturatietool of boekhoudpakket met deze mogelijkheden? Kies één van de facturatietools uit de lijst van de Vlaamse overheid en bekijk de opties. In sommige gevallen kan dit gratis voor een klein aantal facturen.
Training en opleiding
Informeer en betrek je medewerkers tijdig om hen vertrouwd te maken met het nieuwe systeem en de procedures.
Testfase
Voer een testfase uit vóór 1 januari 2026 om eventuele problemen te kunnen aanpakken.