Elektronische facturatie binnen sportorganisaties: wat zijn de regels?

De nieuwe regels rond e-facturatie

De algemene regelgeving verplicht iedereen om vanaf 1 januari 2026 elektronische facturen te gebruiken tussen organisaties onderling. Factureer je ook aan de overheid, dan zijn deze regels nu al geldig. Dit betekent dat sportclubs en sportfederaties die subsidies ontvangen of andere financiële transacties met de overheid hebben elektronische facturen moeten opstellen. Het versturen van facturen in pdf-formaat via e-mail of via een platform is dan niet meer voldoende.

De belangrijkste punten van de nieuwe regels zijn:

1. Verplichting tot e-facturatie naar overheden
   Alle facturen met een bedrag hoger dan 3.000 euro (excl. btw) aan een overheid moeten nu al elektronisch worden verzonden. Het lokale overheidsniveau vormt hierop een uitzondering maar toch aanvaarden sommige steden vandaag al enkel e-facturen (Hasselt, Gent...).
   Bestaat meer dan 50% van je inkomsten als vzw uit subsidies? Dan wordt je ook als 'overheid' beschouwd en mag je enkel nog elektronische facturen ontvangen.

2. Een algemene verplichting vanaf 2026
   Vanaf 1 januari 2026 moeten alle ondernemingen tussen elkaar gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Dit zijn facturen die rechtstreeks tussen de software van beide ondernemingen worden uitgewisseld.
3. Uitzonderingen op de verplichting
   Er is geen verplichting om elektronische facturen te verzenden of te ontvangen voor alle sportclubs die volledig vrijgesteld zijn van btw volgens artikel 44 van het btw-wetboek.
   Is je sportclub vrijgesteld onder de kleine ondernemersregeling? Dan heb je wel een geactiveerd btw-nummer en ben je ook verplicht om e-facturen op te maken bij een handeling met een andere btw-plichtige onderneming.
   Er is geen verplichting om elektronische facturen te verzenden of te ontvangen voor alle handelingen die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het btw-wetboek. (lidgelden, occasionele activiteiten...)
4. Niet voor particulieren
   Voor uitgaande facturen aan particuliere klanten telt deze verplichting niet.
5. Facturen ontvangen
   Opgelet: veel organisaties zullen enkel nog gestructureerde elektronische facturen verzenden. Als sportclub bekijk je dus best hoe je deze kan openen. De overheid voorziet hiervoor mogelijkheden via Mercurius. Daarnaast komen er steeds meer oplossingen vanuit de vrije markt.

6. Standaardisatie
   Facturen moeten voldoen aan de Europese norm EN 16931, wat zorgt voor uniformiteit en eenvoud in verwerking. Het systeem maakt gebruik van het Peppol-netwerk.

Voorbereiding op de overgang

Om de overgang naar e-facturatie soepel te laten verlopen kan je nu al de volgende stappen ondernemen.

1. Software updaten
   Informeer bij je softwareleverancier wanneer de aanpassingen worden doorgevoerd. De meeste leveranciers bieden deze opties nu al aan of voorzien dit binnenkort.
2. Training en opleiding
   Informeer en betrek je medewerkers en vrijwilligers om hen vertrouwd te maken met het nieuwe systeem en de procedures.
3. Testfase
   Voer een testfase uit voor 1 januari 2026 om eventuele problemen te kunnen aanpakken.

Hoe maak je een e-factuur op?

1. Via je eigen boekhoudpakket
   Kijk na of je boekhoud- of facturatiepakket geschikt is om e-facturen te verzenden via Peppol. De meeste pakketten zullen dit aanbieden voor 1 januari 2026.
2. Via een facturatietool
   Kies één van de facturatietools uit de lijst van de Vlaamse overheid en volg de stappen. Dit is een lijst met private spelers die oplossingen bieden voor organisatie met een klein factuurvolume.
3. Via Mercurius
   Gebruik je geen boekhoudpakketten of facturatietools? Dan kan je gratis e-facturen versturen of openen via Mercurius, het tijdelijke portaal van de federale overheid.