Afbeelding
Elektronische verzending fiscale attesten sportkamp: stappenplan
Financiën
Sportclubs
Sportfederaties
Vanaf aanslagjaar 2023 volstaat het niet langer dat je als organisator van een sportkamp fiscale attesten aflevert aan de ouders. Wie een sportkamp organiseert, moet ook de gegevens op elektronische wijze bezorgen aan de federale overheid.
Vorig jaar lanceerde de federale overheid een nieuw modelattest voor kinderopvang. Daarbij hoort een nieuwe verplichting. Je moet als organisatie namelijk de gegevens ook digitaal doorsturen naar de FOD Financiën.
Stappenplan
Stap 1. Maak je fiscale attesten op
Controleer eerst even als je voldoet aan alle voorwaarden voordat je een fiscaal attest aflevert. Alles in orde? Dan dien je voor de activiteiten van 2022 de fiscale attesten op te maken aan de hand van de aanwezigheden van het kind. Bezorg het attest tenslotte digitaal of op papier aan de persoon waarbij het kind fiscaal ten laste is. Meestal zullen dit de ouders zijn.
Tip
Wij ontwikkelden een handige tool om het opmaken van de attesten en aangifte bij federale overheid gemakkelijker te laten verlopen. Het is een aanrader om het administratieve werk te verlichten binnen jouw club.
Stap 2. Bereid de elektronische verzending voor
Diezelfde gegevens die je nodig hebt om de attesten op te maken, moet je vanaf nu ook bezorgen aan de federale overheid. Zo komen de gegevens vooraf ingevuld op de belastingaangifte van de betrokkenen. Je moet wel enkele stappen ondernemen om dit tot een goed einde te brengen. We gidsen je er doorheen.
Stap 2.1 Controleer de toegang
Controleer of je toegang hebt tot de toepassingen van de federale overheid. De toegang is afhankelijk van de juridische vorm van jouw sportclub en ook van jouw rol in de organisatie.
Vzw
- Bestuurders hebben automatisch toegang en kunnen zich aanmelden in naam van de organisatie.
- Ben je een vrijwilliger die de administratie van de sportkampen op zich neemt? In dat geval zal een bestuurder je toegang moeten geven.
Feitelijke vereniging
Als feitelijke vereniging beschik je niet over een ondernemingsnummer. Dergelijk nummer heb je nodig om zich te kunnen identificeren in Belcotax-on-web.
Vraag een refertenummer aan via het aanvraagformulier.
- Download het aanvraagformulier en vul het in.
- Onderteken het formulier (digitaal of manueel)
- Voorzie een kopie van de voor- en achterkant van de identiteitskaart van de aanvrager
- Stuur beide documenten via e-mail naar belcotax@minfin.fed.be
Stap 2.2 BEREID JE BESTANDEN VOOR
Om de gegevens aan de fiscus te bezorgen moeten ze in een specifiek digitaal formaat worden opgeslagen. Hiervoor zal je moeten gebruik maken van de tools die door de belastingsdienst ter beschikking zijn gesteld.
Hoe doe je dit?
- Open zowel onze tool als BOW convert
- Vul in BOW convert de algemene gegevens in voor de tabbladen Afzender - Opvanginstantie - Certificeringsinstantie
- Vanuit onze Excel-tool kan je via kopiëren en plakken de gegevens overzetten in het tabblad Fiche(s) (zie laatste stap in de instructievideo).
Een handleiding over het gebruik van BOW convert is te vinden op de website van FOD Financiën. Daarin zitten ook instructievideo's. - Kies in het tabblad XML voor Creatie XML-bestand. (Dit bestand krijgt dikwijls in de verkenner als beschrijving 'Microsoft Edge HTML Document')
- Het verkregen XML-bestand moet je comprimeren naar een zip-bestand (rechts klikken op het bestand in je windows verkenner en kiezen voor comprimeren naar ZIP-bestand).
Krijg je bij de creatie van het XML-bestand een foutmelding, nadat alle andere validaties goed verlopen zijn. De foutboodschap ziet er gelijkaardig aan onderstaande uit:
Kijk in dit geval zeker na de de lege kolom in het tabblad fiches ook effectief leeg is. In de meeste gevallen is dit de oorzaak van de foutmelding.
Doe na het verwijderen van tekst uit deze kolom opnieuw de validaties. Normaal zal het nu wel lukken het XML-bestand aan te maken.
Stap 3: Verstuur de gegevens naar FOD Financiën
De gegevens moet je vóór 1 maart 2024 doorsturen naar de FOD Financiën, maar is pas mogelijk vanaf 5 februari 2024. Volg de stappen hieronder voor de effectieve verzending.
Hoe doe je dit?
- Laad het zip-bestand op via de website van Belcotax-on-web (rechterkolom 'BOW INKOMSTEN 2023')
- Login bij de overheid in naam van de organisatie
- Kies in de linkerkolom voor 'verzending per bestand'
Afbeelding
Vragen?
Bij vragen over de toegang of het gebruik van de verschillende overheidstoepassingen kan de Vlaamse Sportfederatie je jammer genoeg niet verder helpen. Neem rechtstreeks contact op met de helpdesk van Belcotax-on-web.
Vragen rond het opmaken van de fiscale attesten en de voorbereidende stappen, contacteer ons gerust via tars@vlaamsesportfederatie.be of 09 396 80 60.
Ook interessant
Financiën
Wie komt nu in aanmerking voor een fiscaal attest? En wie mag dat uitreiken? We leggen je alles uit.
Financiën
Met deze tool verloopt het opmaken van de fiscale attesten én de aangifte bij federale overheid veel ...
Financiën
De vernieuwde versie van het modelattest is licht gewijzigd ten opzichte van vroeger. Je moet namelijk extra ...
