Veilig omgaan met gegevens

Privacy

Sportclubs

Sportfederaties

Soms is het noodzakelijk gegevens door te geven aan anderen. Hoe zorg je dat dat op een veilige manier kan gebeuren? Of soms verlies je een USB-stick, stuur je een e-mailbijlage naar de verkeerde persoon,... Hoe zorg je ervoor dat de gegevens na dat verlies toch niet kunnen gebruikt worden?

Gegevens veilig opslaan zorgt ervoor dat de risico's heel sterk beperkt worden. En dat is belangrijk, zeker als je met gevoelige gegevens werkt, zoals bijvoorbeeld het rijksregisternummer. Na het versleutelen van een bestand is het niet meer leesbaar voor wie geen sleutel heeft. Hoe pak je dat aan? Doorloop de onderstaande stappen!

Doorgeven van gegevens

Ga eerst na: heeft de persoon of de organisatie de gegevens echt nodig? Dat kan zijn omdat het een verwerker is voor jou, of omdat deze organisatie zelf verwerkingsverantwoordelijke wordt voor deze gegevens. In het geval van ‘verwerker’ is dan ook een verwerkingsovereenkomst noodzakelijk. (zie samenwerken met andere organisaties)

Bekijk welke gegevens echt nodig zijn voor de gegevensoverdracht. Enkel de strikt noodzakelijke gegevens doorgeven is daarbij belangrijk. Geef dus niet zomaar alle contactgegevens door, als enkel de naam van belang is.

Beveilig de gegevens.
Maak je gebruik van MS Office, dan kan je je werkmap of document eenvoudig versleutelen met een paswoord. De inhoud van het document blijft dan onleesbaar, zolang het juiste paswoord niet wordt ingegeven. Gebruik een goed paswoord. Je kan daarvoor gebruik maken van een paswoordgenerator, zoals RANDOM.ORG.
Kies een bestandsnaam die niet direct gelinkt is aan de inhoud van het bestand. Dit geeft een extra veiligheid. De map waarin je bestanden plaatst kan aanduiden waarover de gegevens gaan.
Bezorg het bestand en het paswoord afzonderlijk van elkaar, en gebruik daarvoor verschillende communicatiekanalen (bijvoorbeeld het bestand via mail, het paswoord via sms of whatsapp).
Vraag steeds om bevestiging dat de gegevens goed zijn ontvangen.