Wetgeving overheidsopdrachten: de spelregels

Vzw
Sportfederaties

De wetgeving rond overheidsopdrachten richt zich in eerste instantie op overheden. Maar, in bepaalde gevallen onderwerpt ze ook privé organisaties, zoals sportfederaties en sportclubs.
Wat wil dat zeggen? Administratieve regels. Van toepassing bij bestelling van een dienst, levering of werk vanaf bepaalde grensbedragen.
Een overzicht.

Wat is een overheidsopdracht?

Een overeenkomst die wordt gesloten tussen...

  • één of meer aannemers, leveranciers of dienstverleners
  • en één of meer aanbestedende overheden
  • met betrekking tot het uitvoeren van werken, het leveren van producten of het verlenen van diensten.

De regelgeving heeft een Europese oorsprong en is gebaseerd op de principes van gelijkheid en mededinging. Elke kandidaat voor een opdracht wordt gelijk behandeld. De gunning van een opdracht is transparant. De vrije concurrentie kan spelen.

Van toepassing op sportfederaties?

Kort door de bocht: indien je als sportfederatie voor meer dan 50% afhankelijk bent van overheidssubsidies bestaat de kans dat de wetgeving van toepassing is. 

Meer detail graag?

Private rechtspersonen, zoals sportfederaties en –clubs, vallen onder de wetgeving indien ze voldoen aan alle van onderstaande voorwaarden. In dat geval wordt je organisatie beschouwd als een aanbestedende overheid.

  • Het hebben van rechtspersoonlijkheid. (ja)
  • Het voorzien in een algemeen belang. (kan geïnterpreteerd worden als ja, zie onder)
  • Er is sprake van “bijzondere overheidsinvloed” (vooral het financieringscriterium is hier relevant voor federaties, zie onder)

Wanneer voorzie je in een algemeen belang?

Of je als organisatie voldoet aan dit criterium wordt geval per geval beoordeeld, rekening houdend met alle relevante elementen.

En die zijn?

Volgende elementen zijn indicatief (ze hoeven niet allemaal van toepassing te zijn).
In vetjes de criteria (extra) relevant voor federaties.

  • De overheid oefent zelf de activiteiten uit of wil er een beslissende invloed op hebben.
  • De activiteiten zijn minstens indirect gericht op de ruimere gemeenschap en niet uitsluitend op de behoeften van welbepaalde personen (doelgroepenbeleid wordt wel als doel van algemeen belang beschouwd).
  • De overheid zal de activiteiten willen behartigen indien de organisatie het niet doet.
  • Het gaat om een activiteit te maken met de handhaving van de openbare orde.

 

  • Er mag geen louter commerciële of industriële inslag zijn.
    • De activiteiten zijn anders dan gewoon goederen en diensten aanbieden op de markt.
    • Er is geen sterke concurrentie van andere marktspelers.
    • De activiteiten vallen (deels) buiten de logica van de markt.
    • Er is geen winstoogmerk.
    • De overheid compenseert eventuele verliezen.
    • Er is overheidsfinanciering.
Afbeelding
basketring

Wanneer is er sprake van bijzondere overheidsinvloed?

Als je voldoet aan één van de volgende drie criteria.

  1. financieringscriterium: de organisatie is voor meer dan 50% gefinancierd door één of meerdere overheden. Hou hierbij rekening met de totale omzet, ook deze uit eventuele handelsactiviteiten, op jaarbasis. Alle directe en indirecte financiering van alle overheden in Europa tellen mee. Tenzij er een specifieke tegenprestatie tegenover staat (bv de overheid bestelt een specifieke studie bij jouw organisatie).
  2. bestuurscriterium: de bestuursleden, aangeduid door een overheid, hebben doorslaggevende stem in de organisatie.
  3. toezichtscriterium: het beheer van de organisatie is onderworpen aan één of meerdere overheden.

Voor welke opdrachten juist?

Indien je onder de wetgeving valt, moet je ermee rekening houden voor het bestellen van drie soorten opdrachten: 'werken', 'leveringen' en 'diensten'.
Breng een opdracht steeds goed in de juiste categorie onder. De regels van de plaatsingsprocedures en eventuele drempelbedragen zijn daarvan afhankelijk.

Werken

Het laten uitvoeren van een bouwwerk of het ontwerpen en uitvoeren van bepaalde soorten werkzaamheden die specifiek opgesomd staan in een bijlage bij de wet. Dit kan gaan om renovatiewerken, schrijnwerken, installatie van sanitair, elektriciteit,…

Leveringen

Opdrachten te maken met de aankoop, leasing of huur van producten. Bijvoorbeeld van bedrijfswagens, tribunes, meubilair, kopieertoestellen, enz. Iedere overeenkomst met het doel te beschikken over een roerend goed voor een belangrijk deel van zijn economisch bestaan, valt onder deze categorie.

Diensten

Een bijlage bij de wet lijst de bedoelde diensten op. Het gaat zowel om manuele als intellectuele prestaties zoals catering, schoonmaak, ICT diensten enz. De wet bepaalt in bijlage III een speciale categorie diensten, die onder een uitzonderingsregime vallen. Het gaat om de sociale en andere specifieke diensten.

! Belangrijk voor de sportsector

De diverse diensten door ledenverenigingen vallen ook onder de sociale en andere specifieke diensten.
Hierdoor is een ingewikkeldere plaatsingsprocedure pas van toepassing bij bedragen hoger dan € 750.000, terwijl dit voor de andere diensten al geldt vanaf € 139.000.

Welke plaatsingsprocedure?

Organisaties onderworpen aan de wetgeving op de overheidsopdrachten kunnen, afhankelijk van een aantal elementen, kiezen tussen verschillende procedures om een opdracht toe te kennen. Deze gaan van eenvoudig tot ingewikkeld, afhankelijk van het bedrag van de opdracht.

Klassieke procedures

Ongeacht het bedrag kan je altijd kiezen voor een klassieke openbare of niet-openbare procedure. Ze zijn altijd toepasbaar, maar zijn ook wel de meest formele en administratief zwaarste procedures. Bij zo’n procedure gebeurt de beoordeling op basis van:

  • ofwel de prijs (of de kosten) en wordt de opdracht gegund aan de laagste (regelmatige) inschrijver.
  • ofwel op basis van verschillende vooraf bepaalde criteria en wordt de opdracht gegund aan de inschrijver met de meest voordelige offerte in functie van deze criteria.

Er is geen onderhandeling mogelijk. 

Wat is verplicht?

  • de opmaak van een bestek
  • bepalen van algemene aannemingsvoorwaarden
  • bekendmaking en openingszitting. 

In de praktijk worden deze procedures bijna alleen toegepast voor zeer grote opdrachten, boven de drempelwaarden van uitzonderingsprocedures (zie naast).

Afbeelding
gymnastiek

Uitzonderingsprocedures

Let op! Grensbedragen zijn exclusief btw.

Tot €30.000: opdracht met beperkte waarde

Als organisatie moet je kunnen aantonen dat je de markt hebt laten spelen. Dat je meerdere potentiële partijen hebt onderzocht en vergeleken aan de hand van brochures, websites,.... Je bent niet verplicht een bestek op te maken of officiële offerte op te vragen.
Wat mag niet? Eén keer een vergelijking doen en dan jarenlang afnemen bij dezelfde partij. De mededinging moet in de tijd gespreid worden. Ook mag je geen opdracht in stukken knippen om zo onder het grensbedrag te gaan.

Tot 139.000 (en specifieke diensten tot € 750.000): onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking

Ook hier is een bestek niet verplicht, wel aan te raden. Bij minstens drie marktspelers vraag je een offerte op en maak je een rangschikking op basis van de gunningscriteria. Hierna kan een eventuele onderhandeling volgen vooraleer definitief de keuze te maken.
Voor de sportsector kan deze procedure bovendien gebruikt worden voor het verlenen van diensten tot €750.000 (zie hoger: sociale en andere specifieke diensten).

Tot 139.000 (werken tot € 750.000): vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking

Wat is hier verplicht?

  • Het opmaken van een bestek.
  • Het bepalen van gunningscriteria.
  • Nationale bekendmaking (e-notification).

 

Bij opdrachten boven deze bedragen moet één van de klassieke procedures gevolgd worden.

Meer informatie?

Lees meer over deze wetgeving op deze pagina van de Vlaamse Overheid.

Begeleiding?

Graag begeleiding in dit kluwen aan regels en formaliteiten? Contacteer Leen.

Ook interessant
Vzw
Doorloop de checklist om te zien of je niets over het hoofd ziet.
Goed bestuur
De Vlaamse sportfederatiesector gaat volop voor goed bestuur.

 

De Vlaamse Sportfederatie zit in een nieuw jasje!
Zelfde team, zelfde spirit, zelfde ondersteuning.
Voor sportfederaties én voor sportclubs (vroeger ‘Dynamo Project’).
Vanaf nu onder één naam: de Vlaamse Sportfederatie.
One team!

Afbeelding
Vlaamse Sportfederatie