Algemene verwerkingsdoelen, verwerkingsbasis en bewaringstermijnen

ALGEMEEN

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de doeleinde(n) waarvoor deze zijn verstrekt, deze doeleinden en de types persoonsgegevens die verwerkt worden zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • desgevallend per doeleinde vragen om je uitdrukkelijke, vrije en actieve toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van je rechten als betrokkene omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten, prospecten en leveranciers.

WAAROM VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?

Je persoonsgegevens worden door de Vlaamse Sportfederatie verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
  • Het organiseren van opleidingen en bijeenkomsten: inschrijvingsadministratie en beschikbaar maken van een attest van deelname (contractuele grond)
  • Het leveren van begeleiding in groep of individueel (opleidingstrajecten, begeleiding via Clubgrade, …): dossier- en projectadministratie (contractuele grond)
  • Het downloaden van producten van de VSF website / Dynamo Project website (contractuele grond)
  • Het ter beschikking stellen van tools om administratieve taken uit te voeren zoals een boekhoudpakket of websitepakket (contractuele grond)
  • Promotie, PR en communicatie waaronder:
    • Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (toestemming)
    • Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
    • Het beheren van de website (gerechtvaardigd belang)

WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WE?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen :

  • Identificatiegegevens : naam, voornaam
  • Contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mailadres
  • Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum
  • Financiële gegevens: bankrekeningnummer
  • Voor een vlotte deelname aan een bijscholing of bijeenkomst: visuele of motorische beperking of allergenen

Wij verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact).
Wij verzamelen geen contactgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten sportfederatie of -club.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN/VERWERKERS

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider);
  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, boekhoudplatform);
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …);
  • het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat;
  • het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers;
  • het uitvoeren en ontvangen van betalingen (banken)
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
  • het indienen van dossiers bij subsidiërende overheden
  • het verzorgen van activiteiten, vormingen en begeleidingen, die we samen met partners of externe begeleiders organiseren.

Wij geven enkel persoonsgegevens door aan verwerkers en dienstverleners waarmee we een duidelijke afspraken hebben gemaakt (verwerkersovereenkomst, contract of deontologische code).

Met deze partijen maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder geven wij de verstrekte gegevens enkel door aan derden als dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming geeft. Deze toestemming kan je te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Je persoonsgegevens kunnen verwerkt worden in landen buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval worden je persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving. Daarbij zoeken we steeds naar de beste en veiligste oplossing voor het uitvoeren van de verwerking.

We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

MINDERJARIGEN

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders of wettelijke vertegenwoordiger worden verwerkt: identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

BEWAARTERMIJN

De Vlaamse Sportfederatie bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten toe voldoen (o.a. op het gebied van boekhouding en subsidiëring). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doeleinde verschillen.

De Vlaamse Sportfederatie verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van het lidmaatschap of de samenwerking).

Daarna bewaren we jouw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van statistisch belang zijn. Daarbij worden de gegevens geanonimiseerd of indien dit niet kan beperkt tot het absolute minimum, rekening houdend met de technische en operationele impact en mogelijkheden.

WIJZIGINGEN

De Vlaamse Sportfederatie kan deze verklaring steeds wijzigen. De laatste versie is beschikbaar op de website. De laatste wijziging gebeurde op 17/05/2021.

Ben je op zoek naar meer informatie over een ander thema, kies dan voor de uitgebreide uitleg per thema op Privacy en algemene informatie

 

De Vlaamse Sportfederatie zit in een nieuw jasje!
Zelfde team, zelfde spirit, zelfde ondersteuning.
Voor sportfederaties én voor sportclubs (vroeger ‘Dynamo Project’).
Vanaf nu onder één naam: de Vlaamse Sportfederatie.
One team!

Afbeelding
Vlaamse Sportfederatie