De schriftelijke of digitale algemene vergadering

Digitalisering

Vzw

Algemene vergadering

Sportclubs

Mag je je leden ook schriftelijk of digitaal samenroepen? Ja, dat mag! Sinds de coronawet van 20 december 2020 is er een permanente oplossing die het mogelijk maakt voor vzw's om schriftelijk of digitaal te vergaderen. Een statutenwijziging is daarvoor niet nodig.

Schriftelijk

De leden van de AV kunnen eenparig (unaniem) en schriftelijk alle besluiten nemen die tot de bevoegdheid van de AV behoren, met uitzondering van statutenwijzigingen. In dat geval dienen de formaliteiten van bijeenroeping niet te worden vervuld.

In de wet is geen specifieke bepaling opgenomen over het officieel ondertekenen van documenten bij een schriftelijke vergadering. Uiteraard moet je wel steeds de gekende bepalingen omtrent een AV respecteren.

Bijvoorbeeld

Enkel wie daarvoor bevoegd is, mag een uitnodiging via e-mail sturen.
De verslagen laat je nog steeds ondertekenen door een persoon met een machtiging.

Wil je 100% zeker zijn welke regels er gelden in jouw organisatie? Raadpleeg dan even je statuten.

Digitaal

Een andere optie is om de algemene vergadering digitaal te organiseren, via een vergadertool. Alleen het bestuursorgaan mag deze beslissing nemen. Let erop dat, wanneer je je leden oproept, je hen een heldere en nauwkeurige beschrijving geeft van de procedure.

Enkele voorwaarden:

Een aantal leden komt wél fysiek samen om de algemene vergadering in goede banen te leiden. Dat zijn:
- De voorzitter van de AV
- De secretaris van de AV
- Eventuele stemopnemers
Je moet kunnen controleren welke leden aanwezig zijn, aan de hand van het communicatiemiddel dat je gebruikt.
Het aanwezigheidsquorum en het stemquorum blijven van toepassing.
Iedere deelnemer moet de vergadering ten minste rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kunnen volgen en zijn stemrecht kunnen uitoefenen.
Iedere deelnemer moet ook kunnen deelnemen aan de beraadslagingen. En ook: de mogelijkheid hebben om vragen te stellen.
Zijn er technische problemen bij de deelname of de stemming van leden? Neem dat dan op in de notulen.

Hoe werkt het digitaal stemmen?

Als je online vergadert, moet er natuurlijk ook online gestemd worden. Zijn er niet te veel deelnemers, dan kan je 'het rijtje afgaan' of bijvoorbeeld werken met het digitaal handje. Zijn er veel aanwezigen in de vergadering, dan kies je beter voor een digitale tool om te stemmen. We hebben een handig overzicht voor je klaargezet.

Je kan ook vóór de algemene vergadering een stemming organiseren. Dat kan enkel op voorwaarde dat die mogelijkheid uitdrukkelijk staat opgenomen in de statuten van je vereniging.