Een webinar organiseren: overzicht tools

Digitalisering

Sportclubs

Sportfederaties

Wil je een webinar organiseren? Er zijn verschillende tools die je kan gebruiken, met elk hun features, nadelen en prijskaartje. Wij zetten 4 mogelijke tools voor je op een rijtje. Neem zeker ook een kijkje op de site van Socialware, waar je als non-profitorganisatie terechtkan voor verlaagde tarieven.

1. Teams

Teams is de vergadertool van Microsoft die gratis te gebruiken is. Er is een uitgebreidere versie beschikbaar als je een Office-licentie hebt. Om een webinar te geven met Teams, heb je twee opties. Enerzijds kan je een klassieke vergadering aanmaken en anderzijds een live-event.

Als je een Enterprise licentie hebt binnen Office 365, krijg je toegang tot Live-events binnen Teams. Om een Live-event te producen of om te presenteren heb je minstens een E1 licentie nodig. Onderstaande gegevens gaan enkel over live-events in Teams.

Features	Nadelen
Zit in het abonnement als je een Office 365-licentie hebt Tot 10.000 kijkers per live-event Q&A waar je zelf bepaalt welke vragen en antwoorden worden weergegeven Exportmogelijkheden (Q&A, betrokkenheid) In- en uitschakelen van opname	Mensen buiten je organisatie worden vrijblijvend gevraagd in te loggen bij Microsoft, dat kan voor verwarring zorgen Geen geïntegreerde polls in live-event Presentator heeft ook een licentie nodig bij Microsoft (al dan niet in jouw omgeving) Publieke link: iedereen die de link heeft tot een live-event of vergadering kan die doorsturen

Tips
Microsoft maakte zelf een korte introductie tot de live-events.

Prijs
Microsoft werkt met een licentiesysteem, je hebt dus voor een webinar minstens één E1 licentie nodig. Dit is dan de persoon die naast de webinar te producen ook de webinar zal presenteren. Wil je dit spreiden, dan zal je meer dan één licentie nodig hebben. Benieuwd naar de prijzen voor non-profit?

Heb je al zo'n licentie binnen jouw organisatie, dan zit het inbegrepen in jouw abonnement en kan je er dus al gebruik van maken!

2. WebinarGeek

WebinarGeek is een tool die focust op webinars. Wat je hier betaalt, is dus enkel om webinars te organiseren.

Features	Nadelen
In-browser toepassing, geen downloads voor kijkers en lesgever Mogelijkheid om webinar vooraf op te nemen Q&A met toewijzen aan moderators Vooraf opladen van presentatie Aanmaken van polls Opname beschikbaar voor deelnemers Importeren van deelnemers via .csv Opmaken van registratiepagina, webinarpagina, e-mails en eindscherm Unieke URL per deelnemer Integratie met betalingssystemen	Publieke chat zonder filter, kan chaotisch worden (deze kan echter uitgeschakeld worden) Geen audio of video interactie tussen Lesgever en kijker

Tips

Bekijk hier een video over het gebruik van WebinarGeek. Eind 2022 hebben ze een nieuwe streamingsapp gelanceerd. Deze heeft meer mogelijkheden en kan een zwaardere belasting aan.

Prijs

Je betaalt telkens per maand, volgens een maandelijkse of jaarlijkse formule. De kostprijs is afhankelijk van je aantal deelnemers, bekijk hier de formules.

3. GoToWebinar

GoToWebinar maakt deel uit van LogMeIn, dit is onder andere het bedrijf achter LastPass en GoToMeeting.
LogMeIn heeft redelijk wat tools en programma's ontwikkeld, die hebben veel functionaliteiten maar zijn daarom soms moeilijker in gebruik.

Features	Nadelen
Opname beschikbaar voor deelnemers Betalende registratie Automatische e-mails Q&A met exportmogelijkheid Importeren van deelnemers via .csv Toevoegen van Polls	Relatief duur vergeleken met andere tools Gebruikers of kijkers moeten telkens iets downloaden voor ze aan de webinar kunnen deelnemen

Tips
Hier kan je een video terugvinden over het gebruik van GoToWebinar.

Prijs
De features die hierboven staan, zijn van toepassing voor de formule tot 100 deelnemers. Hiervoor kan maandelijks of jaarlijks betaald worden.

Bekijk hier het volledige prijsoverzicht.

4. Zoom

Zoom is een vergadertool die een ruim assortiment aan mogelijkheden aanbiedt. De prijs voor het gebruik van Zoom varieert afhankelijk van je noden of de features die je wil hebben. Hier kan je een volledig overzicht vinden van alle mogelijkheden met add-ons, vergeet niet de schakelaar te wijzigen om te wisselen tussen maandelijks betalen of jaarlijks betalen. Kijk zeker ook op de website van Socialware om voordeligere tarieven terug te vinden, die zijn tot 1/3e goedkoper!

 Binnen Zoom kan je voor twee opties kiezen. Je kan de specifieke add-on gebruiken voor webinars. De andere optie is dat je een normale meeting inplant en alle instellingen gaat inschakelen voor een webinar (alle deelnemers muten, de optie dat ze zichzelf kunnen unmuten uitschakelen, de optie uitschakelen dat ze hun scherm kunnen delen,…) Dat laatste kan zeker werken als jouw organisatie al een abonnement heeft voor de "gewone" meetings. Je kan zeker ook overwegen de add-on voor webinars te nemen.

De informatie die je hieronder terugvindt, gaat specifiek over de add-on.

Features	Nadelen
Betalende registratie (via PayPal) Live polls Q&A Chat Integratie voor Livestream met YouTube/Facebook Uitnodigen van externe presentators Automatisch aanmaken van agenda items (bvb .ics) Importeren van deelnemers via .csv Opname beschikbaar voor deelnemers	Duurder vergeleken met andere tools Gebruikers of kijkers moeten telkens iets downloaden voor ze aan de webinar kunnen deelnemen