Mag je mensen via e-mail jaarlijks uitnodigen voor een evenement?

Communicatie

Privacy

Sportclubs

Sportfederaties

Per post mag je iedereen uitnodigen zonder voorafgaande toestemming. Maar voor e-mails zijn er andere regels. Je kan niet zomaar jaar na jaar blijven mails uitsturen over een bepaald evenement, omdat een persoon ooit één keer heeft deelgenomen.

Een belangrijke tip: geef in de tekst van je mail mee waarom een persoon jouw uitnodiging ontvangt. Is dat omdat ze aan de vorige editie hebben deelgenomen? Of omdat ze toestemming gegeven hebben om jouw mailtjes te ontvangen? Zo hou je het transparant.

Deelnemers van een vorige editie:

Je mag hen per mail uitnodigen. In de mail moeten ze wel de optie hebben om zich uit te schrijven voor eventuele volgende uitnodigingen.

Andere mensen uitnodigen:

Wil je sympathisanten of andere geïnteresseerden per mail informeren of uitnodigen? Dan moet je hiervoor hun voorafgaande toestemming hebben.
Zorg ervoor dat je die toestemming steeds bijhoudt. Het is mogelijk dat het bewijs wordt opgevraagd, mocht er iemand een klacht indienen.

Let er steeds ook op dat ontvangers niet kunnen zien wie de andere ontvangers van de mail zijn. Zo kan je BCC of blind carbon copy gebruiken.

Volgens de privacywetgeving is het niet toegestaan om gegevens te delen zonder dat daar een grondige reden voor is. Zet je iedereen in je mail in het 'Aan'-veld of het 'cc'-veld, dan is iedereen meteen op de hoogte van mekaars privé-mailadressen.

Plaats dus alle ontvangers in het 'bcc'-veld. Zo krijgt iedereen de mail zonder alle adressen te zien van wie dit nog ontvangen heeft. Tip: wil je toch dat de ontvangers weten wie exact de doelgroep is? Begin je mail dan met een korte verwijzing. Bijvoorbeeld: 'Aan de deelnemers van de bijscholing Outlook op 25 maart'.