Hoe omgaan met nieuwsbrieven?

Communicatie
Privacy
Sportclubs
Sportfederaties

Organisaties die nieuwsbrieven versturen maken hiervoor gebruik van een mailinglijst met e-mailadressen. E-mailadressen met een naam in zijn persoonsgegevens en vallen onder de GDPR. E-mailadressen zonder naam (bv. info@sportclub.be) zijn geen persoonsgegevens en mogen zonder beperking gebruikt worden. Los van de GDPR-regels die gevolgen hebben voor het versturen van nieuwsbrieven, is er ook nog andere (Belgische en Europese) wetgeving die nageleefd moet worden. We schetsen hieronder een overzicht.

Direct marketing en promotionele mails

Om het doel van je nieuwsbrief te bepalen, moeten we eerst volgende begrippen verduidelijken:

  • direct marketing: "alle activiteiten die het mogelijk maken om goederen en diensten aan te bieden of andere boodschappen te verzenden aan een deel van de bevolking via de post, de telefoon of andere middelen, gericht op het informeren van of het uitlokken van een reactie van de betrokkene alsmede enige daarmee verband houdende dienst". Bv. gepersonaliseerde reclameboodschappen, niet-commerciële boodschappen van een vereniging. => Het versturen van nieuwsbrieven naar een groot aantal personen valt onder direct marketing.
  • promotionele mails: "de bestemmeling aanzetten tot de aanschaf van een bepaald product of een bepaalde dienst, of mailings die leiden tot het verbeteren van de groei, ontwikkelen van een onderneming" => Het versturen van nieuwsbrieven per mail met de bedoeling om promotie te maken, valt onder promotionele mails.

Sportclubs/federaties kunnen op basis van de rechtsgrond gerechtvaardigd belang aan direct marketing doen naar hun leden. Zorg wel voor de nodige documentatie van deze rechtsgrond via onze tool. Op die manier kunnen ze namelijk hun organisatie ontwikkelen. Voor de leden en klanten bestaat er een uitzondering op de toestemmingsregel, gebaseerd op de Europese Richtlijn rond Elektronische Communicatie. In deze richtlijn is sprake van de 'soft opt-in'. Om van 'soft opt-in' te kunnen spreken moeten we rekening houden met de volgende elementen:

  • de gegevens werden gecapteerd door de organisatie zelf
  • de betrokkene bij het verzamelen van gegevens werd op de hoogte gebracht dat ze zouden worden gebruikt voor dergelijke promotie en hij heeft steeds mogelijkheid om zich uit te schrijven
  • de communicatie mag enkel om producten/diensten gaan die gelijkaardig zijn aan wat de klant reeds gekocht heeft

Wordt er gebruik gemaakt van mailinglijsten om de leden gezamenlijk op de hoogte te brengen van de activiteiten van de organisatie, dan mag dit zonder beperking, op voorwaarde dat het om informatieve mails gaat.  

Wil je reclame maken voor een eetfestijn of koekjesverkoop bij je leden? Dat is geen soortgelijk product of dienst, vergeleken met het lidmaatschap, en mag je dus geen bericht verzenden aan deze bestemmelingen. Daardoor kan je eigenlijk deze leden enkel contacteren ivm de verlengen van het lidmaatschap of bv het aanbieden van een trainingstraject.

Worden deze boodschappen gecombineerd met commerciële boodschappen (zoals bv. sponsors, koekjesverkoop, enz.), dan moet er hiervoor op clubniveau een akkoord zijn (bv. opname in een huishoudelijk reglement), zodat de leden weten dat dit kan gebeuren.

Gebruik van mailinglijsten voor puur promotionele nieuwsbrieven, kan slechts met toestemming van de geadresseerde. Hierop is de GDPR-regelgeving van toepassing.

Moet je toestemming vragen voor het versturen van nieuwsbrief?

Dit zal afhangen van de rechtsgrond op basis waarvan je de nieuwsbrief wilt sturen. Op basis van de zes rechtsgronden die de GDPR vermeldt mag je gebruik maken van persoonsgegevens. In het kader van nieuwsbrieven is dit eerder beperkt tot volgende drie rechtsgronden:

  • gerechtvaardigd belang 
  • contractuele grond (uitvoering overeenkomst)
  • vrije toestemming

In sommige situaties zal steeds toestemming gevraagd moeten worden. Zeker wanneer je je nieuwsbrieven richt aan niet-leden of niet-deelnemers, gezien dan de andere rechtsgronden daar niet gebruikt kunnen worden.

De toestemming moet actief, duidelijk en uit vrije wil gegeven worden. Dit kan met een vinkje (dat de ontvanger zelf moet aanklikken, dus geen vooraf aangevinkt vakje!) gebeuren. Hou er ook rekening mee dat de toestemming altijd ingetrokken kan worden en dat je hier als organisatie ook gevolg moet kunnen aan geven.

Hoe dan ook moet je steeds rekening houden met de doeleinden waarvoor je toestemming gevraagd hebt. Je mag dus niet plots omwille van andere doeleinden nieuwsbrieven sturen.

Wil je je nog verder verdiepen in direct marketing? Lees meer in de brochure van de GBA. Deze gaat nog verder in detail over dit onderwerp.

Afbeelding
single-double opt-in

Hoe vraag je op een correcte manier een toestemming?

Via een aansluitingsformulier

Een veel gebruikte manier bij sportorganisaties, is het vragen naar een toestemming op het aansluitingsformulier. Dat kan zowel digitaal als op papier gebeuren.

Op dat moment worden allerlei gegevens gevraagd, en is het makkelijk om bv bij de vraag naar het emailadres van het kandidaat lid, een aanvinkvakje te voorzien voor de nieuwsbrief. Let er wel op het vakje leeg is, en het lid zelf moet aanvinden. Alleen zo verkrijg je een geldige toestemming.

Heb je deze toestemming ontvangen, dan heb je een echte opt-in, en mag je dus berichten van je club versturen. Je kan deze personen dan ook zonder problemen opladen in je mailplatform.

Je dient zelf goed deze formulieren te bewaren, want dit zijn de bewijzen dat je toestemming hebt ontvangen.

Via een webformulier met single opt-in

Single opt-in is technisch een eenvoudige manier: Het lid geeft zijn gegevens door in een webformulier en daarna ben je ingeschreven.

En net in deze eenvoud schuilt een probleem: hoe kan je als organisatie zeker zijn dat de persoon zelf deze inschrijving deed. Want niemand mag in naam van een ander een toestemming geven. Je hebt in deze situatie geen sluitend bewijs.

Single opt-in kan je dus best vermijden. Zeker omdat mailplatformen tegenwoordig voorzien zijn van de optie double opt-in, zonder dat dit meer werk vraagt van de organisatie.

Via een webformulier met double opt-in

Zoals de term het aangeeft, zullen dit keer 2 stappen voorzien worden om in te tekenen. Na het invullen van het webformulier ontvang je een mail met de vraag je inschrijving via een link te bevestigen.

Dit heeft tal van voordelen:

  • Je bent zeker dat de inschrijving komt van een werkend en gelezen email adres
  • Je kan bewijzen dat de persoon effectief zelf de inschrijving deed
  • Je vervuilt je database niet met fake email adressen

Hiernaast zie je een een schematische voorstelling van zowel single opt-in als double opt-in.

 

Ook interessant
Privacy
Doorloop de verschillende stappen om de werking van je sportorganisatie in kaart te brengen en de documentatie ...
Privacy
Ontvang jij soms antwoorden waarbij de boodschap enkel bedoeld is voor de oorspronkelijke afzender? Merk je ...
Privacy
Eetfestijn, jaarlijks feest, ... Hoe mag je mensen uitnodigen?

 

De Vlaamse Sportfederatie zit in een nieuw jasje!
Zelfde team, zelfde spirit, zelfde ondersteuning.
Voor sportfederaties én voor sportclubs (vroeger ‘Dynamo Project’).
Vanaf nu onder één naam: de Vlaamse Sportfederatie.
One team!

Afbeelding
Vlaamse Sportfederatie