Hoe organiseer je een cel communicatie?

Communicatie

Vrijwilligers

Sportclubs

In een sportclub valt er veel te vertellen, en dat via vele kanalen! Om dat allemaal kwalitatief te doen, is het nodig om de taakjes over meerdere mensen te verdelen. Je kan je als club hiervoor gaan organiseren. Het installeren van een cel communicatie (zeg maar een specifieke werkgroep) is dan een goed idee!

Verdeel het werk

We zien in sportclubs dat er vaak wel iemand is die de communicatie trekt, iemand die daar zeker de skills voor heeft. Maar die persoon kan niet altijd op de juiste plaats zijn, niet altijd op de hoogte zijn van alle verhalen binnen de club, niet betrokken zijn bij iedere trainingsgroep, enzovoort. Het is comfortabeler als je dit niet in je eentje moet runnen. Daarom is een 'cel communicatie' een goed idee. Omring jezelf met talenten en verdeel de taken.

Wie heb je nodig? En ook: wie is er enthousiast? Denk na over de juiste samenstelling van je mini-communicatieteam, en daag jezelf uit met enkele vragen:

Welke talenten horen in de cel communicatie?
Hoeveel personen heb je nodig?
Hoe ziet je ideale vrijwilliger eruit binnen dit team?
Wie neemt het initiatief binnen de cel?
Wie vertegenwoordigt jouw cel op de bestuursvergadering?
...

Tracht iedereen zoveel mogelijk in zijn sterkte te plaatsen. Dat houdt de vrijwilligers gemotiveerd.

"Alone we can do so little, together we can do so much."

Verzamel enthousiastelingen

Spreek mensen persoonlijk aan en vraag of ze nauwer betrokken willen zijn bij de communicatie van de club. Vermoedelijk heeft de ene persoon meer voeling met interne communicatie en de andere eerder met externe communicatie. Vermijd om manusjes-van-alles te kweken, het is leuker als iemand vanuit zijn sterktes kan werken.

Er zijn twee zaken die ertoe doen: aantrekkelijke taken en een goede band tussen vrijwilligers en club. En met dat laatste puntje kan je van bij de start aan de slag gaan.

cameraman filmt wielrenner tijdens wedstrijd

Luister eens bij ouders van je leden. Wie weet zit er wel een hobbyfotograaf tussen?
Kijk eens rond bij de coaches of officials. Wie weet vind je wel spontaan die verbinder die iedereen persoonlijk kent (en dus een ideale brugfiguur kan zijn)?
Check ook je leveranciers. Misschien is er bij de drukkerij die jaarlijks jullie flyers en affiches maakt ook wel iemand die zin heeft in een klein vrijwillig engagement?
…

Welke taken?

Maak een (niet te bescheiden) lijstje van alles wat moet gebeuren, dat je logischerwijs aan de mensen van communicatie zou toevertrouwen. Wanneer dat er is, kan je gaan groeperen. En dat hoef je zeker niet van bovenaf te sturen! Enkele voorbeelden van taken.

Up-to-date houden van de website
Sociale media beheren
Periodiek nieuwsbrieven uitsturen
Vrijwilligersvacatures verspreiden intern en extern
Contacten met de lokale pers (aankondigingen, wedstrijdverslagen...)
Plaatsen van de sponsors op de schermen tijdens wedstrijddagen
...

Tips en aandachtspunten

Alle taken in de cel communicatie moeten verdeeld zijn. Taken die vooraf niet verdeeld zijn, komen vaak op dezelfde schouders terecht.
Iedereen moet zich goed voelen met de taakbelasting, maar dat wil niet zeggen dat iedereen daarom evenveel moet doen.
Zorg dat iedereen voldoende op de hoogte is van ontwikkelingen binnen je cel.

Iedereen aan boord

De cel communicatie is verantwoordelijk voor het opbouwen en uitrollen van de communicatiestrategie en het communicatieplan van je sportclub. Simpel verwoord: jullie coördineren en hebben de touwtjes in handen, maar zorgen er ook voor dat iedereen mee is in het verhaal dat je als sportclub wil vertellen.

M.a.w. je hoeft niet iedere communicatieactie centraal op te starten. Er zullen doorheen de werking van de club zeker mensen zijn die een steentje willen bijdragen of zelf goede ideeën hebben. Omarm dat! Jullie belangrijkste taak: zorgen dat alle neuzen in dezelfde richting staan.

Voorzie bijvoorbeeld regelmatig een intern briefingmoment of een brainstorm voor nieuwe ideeën, doe eens een terugblik op communicatieacties, evalueer en leer hieruit,...

Concrete tips en adviezen

Dit is slechts een tipje van de sluier. Meer concrete tips nodig én concrete richtlijnen hoe je communicatiecel opricht en een communicatieplan uitschrijft? Daar helpen wij jou bij.

Volg een persoonlijke begeleiding voor jouw club ›