Vertegenwoordiging van jouw vzw

Vzw

Sportclubs

Sportfederaties

Wie kan jouw vzw vertegenwoordigen tegenover derden? Wie kan de beslissingen nemen in belang van jouw sportclub? We noemen dit de externe vertegenwoordiging van jouw vzw. De externe vertegenwoordiging van de vzw is in principe de bevoegdheid van het bestuursorgaan. Maar daarnaast zijn er nog drie mogelijkheden om dit praktisch te regelen. Hoe gaat het in zijn werk?

1. Bestuursorgaan

Een vzw wordt wettelijk gezien bestuurd door minstens drie bestuurders. Samen vormen zij het bestuursorgaan en zij handelen als college. Dat betekent dat ze proberen een beslissing te nemen waarin alle bestuurders zich kunnen vinden. Bij gebrek aan consensus kan een beslissing bij meerderheid van stemmen genomen worden, tenzij de statuten dit anders bepalen.

Bestuurders kunnen onderling de taken verdelen, bijvoorbeeld door een penningmeester aan te duiden. Maar deze taakverdeling zijn interne afspraken waar de bestuurders zich aan moeten houden en is niet tegenstelbaar* aan derden.

2. Vertegenwoordigingsclausule

In de statuten kan bepaald worden dat één of meerdere bestuurders bevoegd zijn om de vzw alleen of gezamenlijk te vertegenwoordigen tegenover derden.

Voorbeelden

De vzw wordt vertegenwoordigd door minstens twee bestuurders.
- Of eventueel gekoppeld aan de functieverdeling: '...vertegenwoordigd door de voorzitter en één bestuurder'
Elke bestuurder mag alleen optreden voor uitgaven tot een bepaald bedrag.

Als de statuten correct werden gepubliceerd, dan is de zogenaamde vertegenwoordigingsclausule tegenstelbaar* aan derden. Een derde wordt dan verondersteld om te weten wie de vzw mag verbinden.

Tip

In onze modelstatuten vind je in artikel 23 (2e paragraaf) een uitgewerkt voorbeeld van een vertegenwoordigingsclausule.

3. Bijzondere volmacht

Aan de hand van een bijzondere volmacht kan het bestuursorgaan bepaalde bevoegdheden delegeren aan derden. Bijvoorbeeld aan een medewerker of vrijwilliger van de sportclub. De persoon die de volmacht krijgt, moet geen bestaande band hebben met de vzw.

Het bestuursorgaan kiest welke bevoegdheden worden uitbesteed. Zorg ervoor dat de bevoegdheid van de gevolmachtigde verschilt met de beslissingsmacht van het bestuur zelf. Anders kan die persoon aanzien worden als feitelijke bestuurder, inclusief de bijhorende verplichtingen en aansprakelijkheden.

Het moet gaan om een bijzondere volmacht: de volmacht is beperkt en geldt enkel voor specifieke handelingen. Dit betekent niet dat er zeer gerichte instructies gegeven moeten worden. De bijzondere bevoegdheid mag in algemene bewoordingen omschreven worden. De bevoegdheden kunnen ook gekoppeld worden aan een bepaald maximaal bedrag.

De naam van de lasthebber en het overzicht van de bevoegdheden, met beschrijving van de specifieke handelingen, worden opgenomen in de notulen van het verslag van de bestuursvergadering. Er kan ook een afzonderlijk volmachtdocument opgemaakt worden dat toegevoegd wordt aan de notulen.

Voorbeelden

Een volmacht voor:

een coördinator of manager in functie van het personeelsbeleid;
een administratief medewerker of vrijwilliger voor het ophalen en aftekenen van zendingen;
de boekhouder om documenten neer te leggen bij de overheid;
de verantwoordelijke voor de organisatie van evenementen om materiaal te huren.

Tip

Onderaan deze pagina vind je een model van een volmachtformulier. De download is gratis voor leden als je aangemeld bent op onze website.

4. Dagelijks bestuur

Tenslotte kan je de bevoegdheden omtrent het dagelijks bestuur van de vzw opdragen aan één of meer personen. Dat kunnen bestuurders zijn, maar ook leden of derden. De statuten moeten bepalen of die personen alleen, gezamenlijk of als college moeten optreden en welke bevoegdheden zij hebben. De invulling van het dagelijks bestuur en het toezicht erop, is de bevoegdheid van het bestuursorgaan.

De wetgeving omschrijft 'dagelijks bestuur' als volgt;

Zowel de handelingen en de beslissingen die niet verder reiken dan de behoeften van het dagelijks leven van de vereniging,
als de handelingen en de beslissingen die, ofwel om reden van hun minder belang dat ze vertonen, ofwel omwille van het spoedeisend karakter, de tussenkomst van het bestuursorgaan niet rechtvaardigen.

De statuten kunnen hieraan bepaalde modaliteiten of beperkingen koppelen, bijvoorbeeld tot een bepaald bedrag of uitsluiting van welbepaalde handelingen.

Het is als vzw niet verplicht om een dagelijks bestuur aan te duiden. Bij de meeste vzw's volstaat het om de taken te verdelen onder de bestuurders en dit eventueel aangevuld met bijzondere volmachten. Indien je toch één of meerdere personen wil belasten met het dagelijks bestuur van de vereniging, dan moet dit bepaald worden in de statuten en moet de benoeming openbaar gepubliceerd worden, net zoals bij gewone bestuurders.

Overzicht

Wie	Welke bevoegdheid	Publicatie
Bestuursorgaan	algemeen beleid van de vereniging alle taken die niet toegewezen zijn aan de Algemene Vergadering	Ja
Vertegenwoordigingsclausule	voorwaarden en beperkingen van de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuursorgaan	Ja
Volmacht	Specifieke bevoegdheden	Niet verplicht
Dagelijks bestuurder	behoeften van het dagelijks leven van de vereniging beslissingen van minder belang of met dringend karakter	Ja

* tegenstelbaarheid betekent dat je een document of feit kan inroepen tegenover een bepaalde partij of derde.

Contact

Heb je vragen of meer informatie nodig?
Contacteer Tars Vanstraeseele via tars@vlaamsesportfederatie.be of 09 396 80 60.

Download

Document niet zichtbaar

Dit document is enkel te downloaden door personen die ingelogd zijn als ambtenaar, student, sportclubbestuurder of medewerker van een federatie die lid is van de Vlaamse Sportfederatie. Of koop een jaarlicentie aan en krijg toegang tot alle documenten en online brochures.

Aanmelden › Registreren ›