Vanaf 2026: verplichte e-facturatie voor vzw's

Financiën

24.04.2025

Vanaf 1 januari 2026 moet elke organisatie elektronisch kunnen factureren aan een andere onderneming, vzw of de overheid. Maar wat is e-facturatie nu precies en wat betekent dit voor jouw sportclub of federatie? We geven je mee hoe je kunt voorbereiden op de overgang.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie, of elektronische facturatie, is het proces waarbij facturen digitaal worden ontvangen en verstuurd. Dit systeem vervangt de traditionele papieren facturen die momenteel via pdf, op papier of via e-mail verstuurd worden. Dat zorgt voor een aantal voordelen zoals (veel) snellere verwerkingstijden, minder kans op fouten en lagere kosten.

Vanaf 2026 is e-facturatie verplicht voor elke factuur die wordt verzonden tussen 2 ondernemingen. Is jouw sportclub of -federatie een vzw? Dan val je hier ook onder.

Verplichting vanaf 1 januari 2026

Vzw's vallen dus ook onder deze verplichting, maar er zijn een aantal uitzonderingen.

Er is geen verplichting om elektronische facturen te verzenden of te ontvangen voor alle sportclubs en federaties die volledig vrijgesteld zijn van btw volgens artikel 44 van het btw-wetboek.
Is je sportclub vrijgesteld onder de kleine ondernemersregeling? Dan heb je wel een geactiveerd btw-nummer en ben je ook verplicht om e-facturen op te maken bij een handeling met een andere btw-plichtige onderneming.
Er is geen verplichting om elektronische facturen te verzenden of te ontvangen voor alle handelingen die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het btw-wetboek. (lidgelden, occasionele activiteiten...)
Niet voor particulieren
Voor uitgaande facturen aan particuliere klanten (zoals je sportende leden) telt deze verplichting niet.
Digitaal factureren aan overheden boven de 3000 euro is al sinds maart 2024 verplicht. Er is wel een uitzondering voor facturatie aan lokale overheden. Ondanks dat het dus niet altijd verplicht is zijn er in de praktijk al veel steden die momenteel enkel nog e-facturen aanvaarden.

Bereid je voor op de overgang

Om de overgang naar e-facturatie soepel te laten verlopen kan je nu al de volgende stappen ondernemen.

Bekijk je mogelijkheden in je boekhoudpakket
Informeer bij je softwareleverancier wanneer de aanpassingen worden doorgevoerd. De meeste leveranciers bieden deze opties nu al aan of voorzien dit binnenkort.
Bekijk de alternatieven
Heb je nog geen facturatietool of boekhoudpakket met deze mogelijkheden? Kies één van de facturatietools uit de lijst van de Vlaamse overheid en bekijk de opties. In sommige gevallen kan dit gratis voor een klein aantal facturen.
Training en opleiding
Informeer en betrek je medewerkers en vrijwilligers om hen vertrouwd te maken met het nieuwe systeem en de procedures.
Testfase
Voer een testfase uit vóór 1 januari 2026 om eventuele problemen te kunnen aanpakken.