Afbeelding
Je ledengegevens doorgeven in subsidiedossiers
Privacy
Sportclubs
Sportfederaties
Wanneer je een subsidiedossier wil indienen, zal de subsidieverlener dikwijls veel gegevens opvragen. Die zijn nodig om de voorwaarden te controleren en het toegekende bedrag te bepalen. Soms wordt er ook gevraagd om een ledenlijst toe te voegen als bijlage. Mag je al die persoonsgegevens doorgeven? En zijn er alternatieven mogelijk?
Geef enkel de nodige gegevens
De GDPR-privacywetgeving vraagt ons om kritisch te kijken naar alle bestaande gegevensstromen. Kijk naar wat effectief nodig is om het doel te bereiken, en beperk je tot het doorgeven van het minimum aan gegevens dat daarvoor nodig is. Ledenlijst (met o.a. voornaam, naam, geboortedatum, telefoonnummer, …) doorgeven is daarom meestal niet nodig.
Veelal wordt aan sportclubs een ledenlijst opgevraagd om te bepalen hoeveel leden er uit de gemeente zijn, of hoeveel jeugdleden en hoeveel senioren er aangesloten zijn.
Zoals sommige gemeentes nu al doen, kan je deze informatie ook makkelijk via een attest van de sportfederatie bezorgen. Een aantal sportfederaties heeft hiervoor alvast een standaarddocument waarop je die cijfers kan vinden.
Gebruik je zo'n federatieattest, dan kan je sportclub meestal alle nodige informatie bezorgen, zonder een volledige ledenlijst te versturen. Extra voordeel: het federatieattest bevestigt ook dat al deze leden effectief zijn aangesloten via de sportfederatie en dat ze genieten van de nodige verzekeringen.
Hieronder zie je een voorbeeldje van hoe een federatieattest eruit kan zien.
Aansluitingsattest
Met dit attest verklaart <naam federatie> dat <naam sportclub> en haar leden reglementair zijn aangesloten bij <naam federatie> in het kalenderjaar 2024 en verzekerd zijn via <naam verzekeraar en polisnummer>.
Bijgevolg zijn bovenstaande club en haar leden verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen, zoals voorgeschreven in de voorwaarden die de Vlaamse overheid via Sport Vlaanderen oplegt.
Statistische gegevens over de aangesloten leden:
| Postcode | Man -18 |
Man 18-55 |
Man 55+ |
Vrouw -18 |
Vrouw 18-55 |
Vrouw 55+ |
Totaal |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 9000 | 10 | 20 | 5 | 15 | 29 | 6 | 85 |
| 9050 | 5 | 2 | 3 | 7 | 15 | 4 | 36 |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
| Totaal | 15 | 22 | 8 | 22 | 44 | 10 | 121 |
Namens <naam federatie>
<contactgegevens>
Afbeelding
Enkele tips
- In sommige gevallen bepalen decreten echter wél dat je ledenlijsten moet aanleveren in een welbepaalde vorm, zoals in de rapportering van sportfederaties voor hun erkenning.
- Vraag altijd na waarvoor de ledengegevens die je doorgeeft gebruikt zullen worden. Misschien kan een attest zoals hierboven volstaan, om hetzelfde doel te bereiken.
- Wees altijd waakzaam wanneer je gegevens over leden doorgeeft. Meestal kan je hetzelfde doel bereiken zonder persoonsgegevens door te geven.
- Kan het toch niet anders dan gegevens doorsturen? Volg dan de aanbevelingen op om dat op een veilige manier te doen.
Ook interessant
Privacy
Er is iets fout gelopen met de persoonsgegevens in de sportorganisatie. Wat nu?
