Werken met vrijwilligers

En wie kan aan vrijwilligerswerk doen? Je moet 15 jaar zijn, met als bijkomende voorwaarde dat je de eerste 2 jaar van het secundair onderwijs afgelegd hebben. Voor bepaalde categorieën van personen (ambtenaren, zelfstandigen, uitkeringsgerechtigden) zijn er kleine aandachtspunten.

Welke administratie moet je in orde brengen?

Ga je aan de slag met het vrijwilligersstatuut, dan legt de vrijwilligerswet je een informatieplicht op. Als sportclub zal je, nog vóór de start van de activiteiten, de vrijwilliger over een aantal elementen moeten informeren. Op welke manier je dat doet, kies je zelf. Maar het is natuurlijk beter om dat schriftelijk te doen. Zo kan er geen discussie ontstaan of de informatie al dan niet werd doorgegeven. Via een vrijwilligersovereenkomst kan je duidelijke afspraken maken.

Daarnaast moet je ook een lijst bijhouden van je vrijwilligers. Wanneer de vrijwilligers kostenvergoedingen krijgen, moet je de dagen waarop ze actief waren en de bedragen die ze daarvoor kregen, inschrijven. Bij een controle moet je steeds in staat zijn om de lijst van vrijwilligers voor te leggen en aan te tonen dat je de maximaal toegestane vergoedingen respecteert.  

Het vrijwilligersregister

Een makkelijke manier om je vrijwilligers op te lijsten, is het vrijwilligersregister. Dankzij die gratis tool in Excel kan je op een makkelijke manier je vrijwilligers en een lijst met betaalde vergoedingen per vrijwilliger bijhouden.  

Door telkens de uitgekeerde kostenvergoedingen in de tool in te geven, creëer je op een makkelijke manier een overzicht van de betaalde vergoedingen per vrijwilliger, ook wel ‘nominatieve vrijwilligerslijst' genoemd.