Werken met vrijwilligers

Vrijwilligers
Sportclubs
Sportfederaties

Wil je vrijwilligers inzetten? Dan mag je organisatie niet als doel hebben winst te maken. Feitelijke verenigingen en vzw’s mogen dus met vrijwilligers werken, maar vennootschappen (zoals bv’s en nv’s) mogen dat niet. Zij moeten gebruik maken van reguliere werknemers.

Dat betekent ook dat een sportclub die als vzw is gestructureerd voor de sportieve werking, maar daarnaast een kantine uitbaat als besloten vennootschap, enkel vrijwilligers kan inschakelen voor de sportieve activiteiten.

Welke administratie moet je in orde brengen?

Als sportclub zal je, nog vóór de start van de activiteiten, de vrijwilliger over een aantal elementen moeten informeren. Op welke manier je dat doet, kies je zelf. Maar het is natuurlijk beter om dat schriftelijk te doen. Zo kan er geen discussie ontstaan of de informatie al dan niet werd doorgegeven. Via een vrijwilligersovereenkomst kan je duidelijke afspraken maken en op die manier weet iedereen wat zijn rechten en plichten zijn.

Daarnaast moet je ook een lijst bijhouden van je vrijwilligers. Wanneer de vrijwilligers onkostenvergoedingen krijgen, moet je de dagen waarop ze gewerkt hebben en de bedragen die ze daarvoor kregen, inschrijven. Bij een controle moet je steeds in staat zijn om de lijst van vrijwilligers voor te leggen en aan te tonen dat je de maximaal toegestane vergoedingen respecteert.  

Het vrijwilligersregister

Een makkelijke manier om je vrijwilligers op te lijsten, is het vrijwilligersregister. Dankzij die tool in Excel kan je op een makkelijke manier je vrijwilligers en een lijst met betaalde vergoedingen per vrijwilliger bijhouden.  

Door telkens de uitgekeerde onkostenvergoedingen in de tool in te geven, creëer je op een makkelijke manier een overzicht van de betaalde vergoedingen per vrijwilliger, ook wel ‘nominatieve vrijwilligerslijst' genoemd.

Download

Document niet zichtbaar

Dit document is enkel te downloaden door personen die ingelogd zijn als ambtenaar, student, sportclubbestuurder of medewerker van een federatie die lid is van de Vlaamse Sportfederatie. Of koop een jaarlicentie aan en krijg toegang tot alle documenten en online brochures.

Ook interessant
Vrijwilligers
Welke voorwaarden zijn er aan vrijwilligerswerk verbonden? En wie kan het uitoefenen?
Vergoedingen
Wat zijn de maximumbedragen voor de onkostenvergoeding van een vrijwilliger?
Vrijwilligers
In deze brochure zetten we de belangrijkste principes uit de vrijwilligerswet op een rijtje.

 

De Vlaamse Sportfederatie zit in een nieuw jasje!
Zelfde team, zelfde spirit, zelfde ondersteuning.
Voor sportfederaties én voor sportclubs (vroeger ‘Dynamo Project’).
Vanaf nu onder één naam: de Vlaamse Sportfederatie.
One team!

Afbeelding
Vlaamse Sportfederatie