Het bestuur van je vzw wijzigen

Hou eerst en vooral rekening met de meerderheid die je nodig hebt in de algemene vergadering.
Om na goedkeuring een bestuurswijziging correct door te geven aan de griffie van de Ondernemingsrechtbank, heb je aanvraagformulieren I en II vzw nodig. Je kan deze formulieren na login gratis downloaden onderaan deze pagina.

Van aanvraagformulier I vzw vul je luiken A en B in (luik C heb je dus niet nodig). Luik A bevat een aantal identificatiegegevens van de vzw. In luik B noteer je onderwerp akte: benoeming/ontslag/herbenoeming (selecteer wat van toepassing is) en schrijf je de wijzigingen neer die je wil aanbrengen: naam en functie van elke bestuurder die uit het bestuursorgaan stapt en van elke nieuwe bestuurder die verkozen werd door de Algemene Vergadering. Indien de bestuurstermijnen van bepaalde duur zijn en bestuurders herverkozen werden, dan schrijf je deze apart neer. Onderaan in luik B komen de namen en functies van de bestuurders die de vzw rechtsgeldig vertegenwoordigen. Kijk in je statuten zelf na wie dit zijn: alle bestuurders, twee bestuurders, één bestuurder,... Op de achterkant van het laatste blad van luik B komen diezelfde namen en de handtekeningen. Dit betekent dat je de formulieren enkelzijdig moet afdrukken.

Van aanvraagformulier II vzw vul je luiken A en C in. Luik A bevat een aantal identificatiegegevens van de vzw (zoals luik A van aanvraagformulier I vzw). In luik C vul je de gewijzigde informatie in. Eventueel niet relevante items (deel 2, 6 en 7 van luik C) laat je blanco. In de tabel onder deel 3 "Bestuur, vertegenwoordiging" noteer je de gegevens van bestuurders die ontslag nemen of benoemd worden. In de eerste kolom kies je "E" voor een bestuurder die ontslag neemt of "B" voor een bestuurder die benoemd wordt. In de volgende kolommen noteer je het rijksregisternummer, de naam en voornaam, de functie ("hoedanigheid") en de datum van de ingang van het ontslag of de benoeming. Indien er meer dan 5 wijzigingen zijn, druk dan blad 2 nogmaals af. Herbenoemingen worden niet opgenomen in formulier 2, luik C. Onderaan luik C komt de handtekening van de bestuurder die het formulier invult/indient op de griffie.

Je voegt bij het dossier ook nog een ondertekend uittreksel van het verslag van de Algemene Vergadering waarop de wijzigingen vermeld staan (dit stemt overeen met de tekst die je in Aanvraagformulier I, Luik B vermeld hebt). Het uittreksel moet ondertekend zijn door de bevoegde personen. Kijk na in je statuten wie dit zijn. Valt de vzw onder Ondernemingsrechtbank Gent? Dan moet het uittreksel ondertekend en geparafeerd worden door iedereen die de beslissing gemaakt heeft. In principe zijn dat alle leden van de AV maar in de praktijk aanvaarden ze het als alle bestuurders ondertekenen.

Alvorens de ingevulde papieren in te dienen, moet eerst nog een publicatiekost aan het Belgisch Staatsblad betaald worden. Deze kost wordt jaarlijks geïndexeerd. Bekijk een recent overzicht van de publicatiekosten. Vervolgens dien je de formulieren in drievoud in (voeg ook een betalingsbewijs toe) bij de griffie van de bevoegde Ondernemingsrechtbank in de regio van je vzw. Het adres van de bevoegde Ondernemingsrechtbank vind je via de website van de FOD Justitie.