Wat is het UBO-register en wat moet je doen?

Vzw

Sportclubs

Sportfederaties

Het UBO-register is een register waarin alle 'Ultimate Beneficial Owners' of ‘uiteindelijk begunstigden’ van een vennootschap, vzw of stichting moeten geregistreerd staan. Je moet het register steeds up-to-date-houden, elektronisch via MyMinFin.be.

Het Koninklijk Besluit dat de werkingsmodaliteiten van het UBO-register vastlegt is er sinds 31 oktober 2018. De nieuwe vzw-verplichting is gelinkt aan de Belgische antiwitwaswet.

Over wie moet je informatie bezorgen?

Het gaat om volgende categorieën:

de leden van het bestuursorgaan
de personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen
de personen belast met het dagelijks bestuur van de (internationale) vereniging of stichting
de stichters van een stichting
de natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is
elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent

De vijfde categorie waarbij je in ruime zin alle sportbeoefenaars van een bepaalde sporttak mee zou kunnen bedoelen, mag volgens de handleiding van de overheid op een algemene manier worden omschreven. Bv. 'de leden van een sportclub'.

Welke gegevens?

Je geeft per persoon door:

naam en voornaam
geboortedatum
nationaliteit(en)
volledig verblijfadres
de datum waarop hij of zij UBO is geworden
rijksregisternummer
de categorie(ën) van UBO waartoe hij of zij behoort

om deze video te bekijken.

Hoe doe je de aangifte praktisch?

Onderstaand filmpje toont hoe je je uiteindelijke begunstigden kan opgeven. Voor de meeste sportclubs zullen deze stappen voldoende zijn. De meeste sportfederaties zullen daarbij ook nog de personeelsleden moeten doorgeven die gemachtigd zijn om de vzw te vertegenwoordigen.

om deze video te bekijken.

Aan alle bestuurders van een vzw wordt aangeraden om na te gaan of zij hebben voldaan aan de wettelijke verplichting van het UBO-register. Dit betekent dat het UBO-register steeds volledig en correct moet ingevuld zijn. De fiscus deelt vanaf 1 september 2021 strafrechtelijke administratieve boetes bij niet naleven van deze verplichting. Deze boetes kunnen gaan van 250 euro tot 50.000 euro.

De FOD Financiën stelde ook een handleiding op over de UBO applicatie.

Jaarlijkse bevestiging

Naast de eenmalige registratie, moet je de informatie over de uiteindelijk begunstigden in het register ook jaarlijks bevestigen. De termijn van een jaar start vanaf de oorspronkelijke registratie in het UBO-register of vanaf de laatste wijziging. Op het online platform van het UBO-register is een waarschuwingssysteem ingebouwd zodat het niet vergeten wordt. Eén maand voor de deadline zal je als wettelijke vertegenwoordiger van de vzw namelijk een melding krijgen in de eBox, indien je e-mailadres geregistreerd is in je MyMinFin-dossier.

De jaarlijkse bevestiging kan je voltooien op twee manieren:

Via de knop 'Jaarlijkse bevestiging' onderaan de pagina
Als er wijzigingen worden geregistreerd in de controlestructuur, bv. na een bestuurswijziging, gebeurt de bevestiging automatisch

Ook bewijzen dat de informatie die opgenomen is in het Belgisch Staatsblad adequaat, nauwkeurig en actueel is, kan je doen op twee manieren:

Selecteer de blauwe balk 'Ondersteunende documenten' en klik vervolgens onderaan op 'Linken met het Belgisch Staatsblad'
Indien de bewijsstukken nog niet beschikbaar zijn in het Belgisch Staatsblad, moet je zelf bewijsstukken toevoegen

Welke documenten kan je toevoegen?

Er wordt gevraagd een document toe te voegen dat aantoont dat de informatie in het register adequaat, nauwkeurig en actueel is. Het dient als bewijs dat je de juiste uiteindelijke begunstigden hebt ingegeven.

Afhankelijk van de situatie kan je onderstaande documenten toevoegen:

De oprichtingsakte of statuten van je club
Het benoemingsbesluit van de bestuurders
Een kopie van het aandelenregister
Een aandeelhoudersovereenkomst
Een notariële akte
Een ander document

Praktisch

Een document opladen doe je door te klikken op 'Toevoegen' bij het deel 'Ondersteunende documenten'. Vervolgens selecteer je het type document en vink je de personen aan op wie het document van toepassing is.

Meer info?

Surf naar de website van de FOD Financiën over het UBO-register.
Je kan de overheid contacteren via het emailadres ubobelgium@minfin.fed.be.
Bekijk zeker ook de FAQ van de FOD Financiën voor meer achtergrond.

Hoe verwijder je een bestuurder in het UBO-register?

Geef de bestuurswijziging door aan de griffie van de Ondernemingsrechtbank en laat ze publiceren in het Belgisch Staatblad. Meer informatie op deze pagina.
Meld je aan bij het UBO-register.
Selecteer 'een entiteit opzoeken' en klik op het ondernemingsnummer van je vereniging.
Onder 'informatie over de uiteindelijk begunstigden en de controlestructuur', 'controlestructuur', klik je in de kolom Actie(s) op het oog (controle wijzigen) naast de bestuurder die je wil verwijderen. Er wordt gevraagd om de einddatum van de controle in te vullen. Je vult hier de datum van de Algemene Vergadering waarop die beslissing werd genomen in, of de datum waarop de beslissing in werking treedt.
Vervolgens klik je op 'wijzigen' en klik je onderaan de pagina op 'bewaren'.