Moet het boekjaar van je club een kalenderjaar volgen?

Boekhouding

Sportclubs

Nee, dat moet niet. Je mag er als vzw voor kiezen om een afwijkend boekjaar te volgen, bijvoorbeeld van 1 september tot 31 augustus. Als je dit doet, moet je het wel in de statuten van je vzw vastleggen.

Is je sportclub btw-plichtig, dan raden we je wél aan om je boekjaar volgens een kalenderjaar te laten verlopen. Je bent dan namelijk verplicht om kwartaalaangiftes in te dienen en die kwartalen liggen vast volgens een kalenderjaar. Ook de aangifte in de rechtspersonenbelasting gebeurt op basis van kalenderjaren.

Kies je ervoor om je boekjaar anders te laten lopen? Dan vraagt het iets meer werk om alle gegevens om te zetten naar een kalenderjaar.

Wil je het boekjaar van je vzw verleggen?

Om het boekjaar van je vzw te wijzigen, moeten de statuten van de vzw aangepast worden. Dat is relatief eenvoudig, maar het is belangrijk om de juiste werkwijze te volgen.

Eerst moet je de wijziging voorleggen op een algemene vergadering.
Bij de oproepingsbrief voor die algemene vergadering voeg je ook het ontwerp van statutenwijziging toe.
Na goedkeuring breng je de griffie op de hoogte via formulieren 1 en 2.

Wat heb je nodig?

Aanvraagformulier I (in drievoud):
- Luik A: Invullen
- Luik B: Invullen
- Luik C: /
Aanvraagformulier II (in drievoud):
- Luik A: Invullen punt 1 en 2a
- Luik C: Invullen punt 5

In principe leg je de documenten neer binnen de 30 dagen na de datum waarop de statuten werden gewijzigd. Je zal dus ook uitzonderlijk een verkort of verlengd boekjaar hebben. Wil je meer weten over het wijzigen van je statuten? Kijk even op deze pagina.

Factuurdatum en datum van betaling vallen in een verschillend boekjaar. Wat nu?

Het gebeurt wel eens dat je een factuur ontvangt in het ene boekjaar, maar die pas betaalt in het volgende boekjaar. Of dat je zelf een factuur naar je sponsor stuurt in het ene boekjaar en je sponsor het bedrag pas overmaakt in het volgende boekjaar. Hoe pak je dat nu aan?

Voor je btw-boekhouding is de factuurdatum belangrijk. Je moet de factuur dus opnemen in het aankoop- of verkoopjournaal op het moment dat je de factuur ontvangt of uitreikt.
Voor je vereenvoudigde boekhouding moet je naar de datum van betaling kijken. Zolang de factuur niet betaald werd, moet je het bedrag nog niet opnemen in je vereenvoudigde boekhouding.

Voorbeelden

Je reikt op 20 december van boekjaar 1 een factuur uit aan je sponsor en je sponsor betaalt de factuur op 10 januari van boekjaar 2. De factuur plaats je dan in de btw-aangifte van het laatste kwartaal van boekjaar 1 en de betaling verwerk je in je vereenvoudigde boekhouding van boekjaar 2.

Je maakt in het laatste kwartaal van boekjaar 1 facturen op voor de lidgelden van boekjaar 2. Let op: het is niet verplicht om facturen uit te reiken aan particulieren. Sommige leden betalen al in boekjaar 1, andere leden pas in boekjaar 2. De facturen plaats je opnieuw in de btw-aangifte van het laatste kwartaal van boekjaar 1. De betalingen die binnenkomen voor 31 december komen in je vereenvoudigde boekhouding van boekjaar 1 en betalingen na 31 december komen in de boekhouding van boekjaar 2.

Werk je met een vereenvoudigde boekhouding, dan kan dit vervelend zijn voor je overzicht. Daarom werken veel programma's met vorderingen en schulden. Zo heb je een duidelijk overzicht op de juiste periode.

Boekhouden van a tot z? Lees onze brochure.