Tussen bestuur en vrijwilligers

De vrijwilligers zijn een heel belangrijke doelgroep. Dit zijn de barmedewerkers, de materiaalmeester, de éénmalige ouder achter de bbq, de administratieve hulpen...

Tip 1: zorg voor een goed onthaal 

Een goed onthaal en ontvangst is goud waard. Probeer enerzijds nieuwsgierig te zijn en een open houding aan te nemen. Persoonlijk contact is nog altijd de absolute sleutel. Een vrijwilliger moet zich welkom voelen.

Geef hen verder eventueel een onthaalbrochure van de club waar de werking in uitgelegd wordt. Geef ze eventueel kledij van de club, veel dragen dit met trots. 

Tip 2: geef hen informatie en wees transparant

Goede communicatie tussen het bestuur en vrijwilligers is om meerdere redenen belangrijk. Beide partijen hebben de informatie nodig van de ander om goed te kunnen functioneren. Stuur regelmatig gerichte mails of nieuwsbrieven met updates over evenementen, prestaties, belangrijke mededelingen.

Denk goed na via welke kanalen je de vrijwilligers het beste kan bereiken en onderlinge communicatie kan stimuleren. Dit kan bij voorbeeld via WhatsApp of een speciale app van de club of sportfederatie als die er is.

Zorg voor een duidelijke planning en een handig platform waar bestanden gemakkelijk terug te vinden zijn. Dit kan bijvoorbeeld met Google Drive, Dropbox…  

Tip 3: aanspreekpunt

Stel eventueel een vrijwilligerscoördinator (of meerdere) aan. Een vrijwilligerscoördinator is iemand die zich bezig houdt met alles wat met vrijwilligers te maken heeft. En kan zich toespitsen op deze specifieke taken. Communiceer heel goed hoe deze persoon bereikbaar is en op welke tijdstippen.

Let op: het is belangrijk dat deze persoon beschikt over de juiste people skills en het in zich heeft om vrijwilligers te betrekken en motiveren.

Tip 4: waardeer en beloon

Vrijwilligers drijven op interne motivatie en dit moet gevoed worden. Vergeet ook niet aandacht te besteden aan de vaardigheden van de vrijwilligers. Bied eventueel training en opleiding aan om de vaardigheden van vrijwilligers te verbeteren.

Laat vrijwilligers weten dat hun inzet wordt gewaardeerd door middel van bedankjes, zet de vrijwilliger van de maand in de spotlight of organiseer een speciaal event voor de vrijwilligers. Ontdek meer tips.