Maak een inventaris op van je gegevensverwerking

Privacy

Sportclubs

Sportfederaties

De GDPR-wetgeving leidt er niet toe dat je plots geen gegevens meer mag bijhouden. Wel is het belangrijk dat je kan aantonen waarom je bepaalde gegevens opvraagt, waarvoor je ze gebruikt, enz. Het proportionaliteitsprincipe is daarbij van belang. Dat betekent dat je enkel noodzakelijke persoonsgegevens mag opvragen en verzamelen.

De gegevens mag je bewaren zolang dat nodig is, zolang je maar argumenteert of documenteert waarom die bepaalde termijn nodig is.
Beperk ook de personen die toegang hebben tot de gegevens tot diegenen die ze strikt gezien nodig hebben.

Handig hulpmiddel als voorbereiding

Gebruik de tool 'opmaak inventaris gegevensverwerking' (onderaan deze pagina bij downloads) en krijg een goed zicht op de gegevensverwerking in je sportorganisatie.

De tool omvat een vragenlijst waarmee je een inventaris opmaakt van je gegevenswerking. De wetgeving verplicht je niet tot de opmaak van zo’n inventaris of beginsituatie, maar het is wel een handig hulpmiddel als voorbereiding op de opmaak van het verplichte register van gegevensverwerking (stap 4).

Belangrijke informatie die je in deze stap verzamelt:

Welke persoonsgegevens verwerken we?
Van welke personen verwerken we gegevens?
In welke ICT-systemen worden de gegevens opgeslagen (en welke informatievelden worden daarbij gebruikt)?
Wie zijn onze externe dienstverleners / verwerkers (en bestaat er een contract met deze partijen)?

Probeer verder te denken dan de aangeleverde tool. Denk na of er types verwerkingen zijn waarnaar niet verwezen wordt in de tool, maar die toch gebeuren binnen je sportorganisatie. Voeg die toe.

badmintonspeler bereidt zich voor op de opslag

Dit is stap 2 van het GDPR-stappenplan. Doorloop alle stappen om de werking van je organisatie in kaart te brengen!

Wat doe je met gegevens die je sportclub of sportfederatie al in haar bezit had (vóór de nieuwe GDPR-regels)?

Die pas je aan in overeenstemming met de GDPR. Je zal dus voor iedere categorie van gegevens moeten nagaan of er een rechtsgrond op toegepast is. Is de rechtsgrond ‘toestemming’? Dan moet de toestemming gegeven zijn volgens de nieuwe GDPR-regels.

Download

Document niet zichtbaar

Dit document is enkel te downloaden door personen die ingelogd zijn als ambtenaar, student, sportclubbestuurder of medewerker van een federatie die lid is van de Vlaamse Sportfederatie. Of koop een jaarlicentie aan en krijg toegang tot alle documenten en online brochures.

Aanmelden › Registreren ›