Wanneer moet je een AV organiseren?

Een algemene vergadering moet dus minstens één keer per jaar bijeenkomen en dat binnen de zes maanden na het afsluiten van het boekjaar. Dat is belangrijk want jaarlijks is het aan de leden van de AV om de jaarrekening en de begroting goed te keuren.

De begroting zorgt voor een goede financiële planning en wordt ook goedgekeurd tijdens de AV. Dit is een intern document en hoef je niet neer te leggen.

Plaats het kwijten van bestuurders op de agenda

Kwijting aan de bestuurders is een formele goedkeuring door de algemene vergadering waarbij de leden aangeven dat zij akkoord gaan met het gevoerde beleid en de financiële verrichtingen van het bestuur. Door kwijting te verlenen, ontslaat de algemene vergadering de bestuurders van hun aansprakelijkheid voor het afgelopen boekjaar, tenzij er sprake is van fraude of grove nalatigheid.

Wil je graag kwijting geven? Plaats het kwijten van de bestuurders dan op de agenda van de AV. De kwijting zelf gebeurt met een gewone meerderheid van stemmen, tenzij de statuten anders bepalen.

Wat moet je na afloop doen?

 Werk het verslag (notulen) af en bezorg het aan de leden van de vzw. Stonden er officiële wijzigingen op de agenda die goedgekeurd zijn? Dan moet je deze laten publiceren in het Belgisch Staatsblad en dit binnen de 30 dagen na de AV. Dat doe je via een neerlegging van de juiste documenten bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Dat gebeurt nog steeds op papier waarbij je aandachtig moet zijn voor een correcte invulling en ondertekening van de vereiste documenten. Per publicatie, maar ongeacht het aantal wijzigingen of de hoeveelheid tekst, betaal je een vaste kostprijs. De informatie per wijziging vind je op onze website.