Gegevens opvragen en doorgeven

Privacy

Sportclubs

Sportfederaties

Je sportorganisatie komt in contact met véél gegevens. Soms gaat het om persoonsgegevens of gevoelige informatie. Hoe ga je daarmee om? Het is nodig om stil te staan bij welke gegevens je opvraagt en hoe je dat doet. Maar ook: waarvoor gebruik je ze en waarvoor niet? We geven je enkele tips om aan de slag te gaan!

digitaal formulier dat persoonsgegevens vraagt

Welke gegevens heb je écht nodig?

Een belangrijke vraag, maar ze is niet zo eenvoudig. Om er correct op te antwoorden, moet je per doel bekijken wat je precies nodig hebt.

Voor de inschrijvingen van een spaghettifestijn heb je niet dezelfde gegevens nodig als voor de fiscale attesten van een sportkamp.

Wees daarbij kritisch voor jezelf. Hieronder geven we je voor een aantal doelen en situaties extra achtergrondinformatie mee.

Deelnemerslijsten en wedstrijdresultaten

Bij sportwedstrijden vallen zowel de deelnemerslijsten als de wedstrijdresultaten onder de privacywetgeving. Op die lijsten verschijnen immers namen (en eventueel ook andere gegevens) en dat zijn persoonsgegevens. Zo pak je het correct aan ›

Twee groepen vragen je specifieke aandacht. Heb je toppers in je sportclub, die ook deelnemen aan wedstrijden buiten de EU? Of gaat het om minderjarige sporters? In beide gevallen zal je op een andere manier toestemming moeten vragen.

Medische gegevens

Is het van belang dat je sportorganisatie ook medische gegevens opvraagt? Denk maar aan medische info voor sportkampen, op de hoogte zijn van allergie bij maaltijden,... Dit is een bijzondere categorie van gegevens, wat wil zeggen dat er extra regels van kracht zijn. Waar moet je op letten? ›

Rijksregisternummer

Dit nummer vraagt extra aandacht. Er is een heel strikte wetgeving rond het gebruik van het rijksregisternummer. Gebruik het dus zo weinig mogelijk. Er zijn echter een paar situaties waarin je wettelijk verplicht bent om het rijksregisternummer te gebruiken. Denk maar aan een tewerkstelling, een publicatie in het Staatsblad, UBO-register, een fiscaal attest,... Ook hier moet je heel nauwkeurig omgaan met de privacyregels. Dit raden we aan ›

Identiteitskaart

Een identiteitskaart opvragen is een handige manier om fouten te vermijden. Maar let hiermee op! Je kan dit niet verplichten, dus je zal sowieso alternatieven moeten voorzien. Wat mag en wat mag niet? ›

subsidiedossiers

Wanneer je een subsidiedossier wil indienen, zal de subsidieverlener dikwijls veel gegevens opvragen. Die zijn nodig om de voorwaarden te controleren en het toegekende bedrag te bepalen. Soms wordt er ook gevraagd om een ledenlijst toe te voegen als bijlage. Denk toch even aan mogelijke alternatieven ›