Stappenplan: hoe start je een sportclub op?

Sportclubondersteuning

Sportclubs

Een sportclub oprichten en vervolgens uitbouwen is een prachtig initiatief. Het brengt mensen samen, het draagt bij aan de gemeenschap en het belangrijkste: het zorgt voor beweging. Maar hoe begin je eraan? We helpen je graag stap voor stap op weg aan de hand van enkele essentiële bouwstenen. Per bouwsteen vatten we het samen in 3 concrete tips!

1. Denk na over je sportaanbod

Welke activiteiten bied je aan? Zet je in op één sport of meerdere disciplines? Richt je je op jeugd, volwassenen of beide? En op welk niveau wil je actief zijn: recreatief of competitief? Het zijn essentiële vragen waar je op voorhand een duidelijk antwoord moet hebben.

Waar zullen deze activiteiten plaatsvinden? En beschikken jullie al over het nodige materiaal?

Denk vervolgens ook na over een seizoensplanning. Daarmee geef je een overzicht aan jouw (toekomstige) leden. Een goed doordacht aanbod trekt leden aan én houdt ze betrokken.

Sportaanbod: 3 tips

Bepaal welke sport(en) je aanbiedt, voor wie en op welk niveau.
Zorg voor geschikte locaties en materiaal.
Stel een duidelijke seizoensplanning op.

2. Bouw een sterke clubstructuur uit

Heb je al een naam gekozen voor jouw sportclub? Het lijkt de logica zelve, maar een herkenbare en unieke naam is van belang. Formuleer ook een belangeloos doel. Het beschrijft jouw sportief en maatschappelijk doel, met aanvullend een opsomming van welke activiteiten je daarvoor zal organiseren. Dit moet geen limitatieve lijst zijn, maar wel een goed beeld geven van jullie voornemen.

Denk ook na over de structuur waarin jullie willen werken. Kies je voor een vzw-structuur of start je als feitelijke vereniging? Beide hebben hun voor- en nadelen. We lijsten ze even op hieronder.

Voordelen van een vzw	Nadelen van een vzw
Een vzw heeft een duidelijke structuur met een bestuursorgaan en een algemene vergadering.	De vzw-wetgeving legt enkele verplichtingen op qua administratie, boekhouding en fiscaliteit
Een vzw kan vermogen opbouwen of eigendom verwerven	Een vzw oprichten en onderhouden brengt kosten met zich mee
Een vzw biedt een goede bescherming tegen persoonlijke aansprakelijkheid omdat het een rechtspersoon is	Een vzw is tijdsintensiever
Een vzw biedt interne zekerheid voor leden en bestuurders

om deze video te bekijken.

Organiseer je dagelijkse werking

Naast een formele structuur is het minstens even belangrijk om stil te staan bij hoe jullie de dagelijkse werking willen organiseren. Een doordachte clubstructuur helpt om de werking van de vereniging op lange termijn te versterken.

Vele handen maken licht werk. Maar hoe groter het team van medewerkers, hoe crucialer het wordt om duidelijke verantwoordelijkheden te hebben. Zoek een team van gemotiveerde vrijwilligers die samen de club doen groeien. Maak goede afspraken over de taakverdeling. Wie zal de leiding nemen over het sportieve, de financiën of de communicatie?

Clubstructuur: 3 tips

Kies een herkenbare naam en formuleer een maatschappelijk doel.
Stel een team van vrijwilligers samen met een duidelijke taakverdeling.
Kies een rechtsvorm: vzw of feitelijke vereniging.

3. Versterk je club met externe partners

Geen enkele sportclub staat op zichzelf. Er bestaan heel wat ondersteuningsmogelijkheden en organisaties waarmee je kan samenwerken.

Sluit je aan bij een sportfederatie

Je aansluiten bij een erkende sportfederatie geeft je heel wat voordelen.

Jouw leden zijn via de sportfederatie verzekerd voor lichamelijke ongevallen en burgerrechtelijke aansprakelijkheid (BA).
De medewerkers van de sportfederatie staan klaar om jouw club te ondersteunen met raad en daad.
Een sportfederatie beheert meestal het competitieformat. Via hen schrijf je je in voor kampioenschappen en tornooien.
Lidmaatschap bij een erkende federatie geeft jouw club een officieel statuut. Die erkenning geeft je meer mogelijkheden.
De sportfederatie organiseert vaak verschillende opleidingen voor trainers, officials en coördinatoren.
Via de federatie kom je in contact met andere clubs en experten binnen jouw sporttak. Een handig netwerk om kennis te delen.

Overtuigd van de voordelen of wil je meer weten? Contacteer één van onze leden-sportfederaties.

Tip: Als club die is aangesloten bij een van onze sportfederaties, krijgen jouw medewerkers korting op onze activiteiten en heb je toegang tot alle ondersteuning en tools voor sportclubs. Ook staat ons enthousiaste team van experts altijd voor je klaar. Geen reden om te twijfelen.
Bekijk hoe de Vlaamse Sportfederatie jouw sportclub kan ondersteunen.

Hoor eens bij jouw lokale sportdienst

De lokale sportdienst ondersteunt alle sportclubs binnen jouw gemeente of stad.

Ze beheren vaak sporthallen, terreinen en zalen die je kan huren of gebruiken aan voordelige tarieven.
Ze helpen bij het promoten van jouw club en sportaanbod via de gemeentelijke communicatiekanalen.
Gemeenten bieden meestal werkingssubsidies, projectsubsidies of ondersteuning bij evenementen. Contacteer ze om te weten wat de mogelijkheden zijn.
De medewerkers van de sportdienst helpen je op weg met advies en begeleiding.
De sportdienst kan een bruggenbouwer zijn tussen jouw sportclub en andere lokale organisaties of onderwijs.

Externe partners: 3 tips

Sluit je aan bij een erkende sportfederatie voor ondersteuning en verzekeringen.
Neem contact op met de lokale sportdienst voor infrastructuur en subsidies.
Zoek samenwerking met andere lokale organisaties.

4. Zet in op heldere en wervende communicatie

Plan jouw communicatie, gebruik een herkenbare stijl en werk met aantrekkelijke beelden om je boodschap sterker te maken. Als beginnende sportclub is communicatie een cruciale bouwsteen voor zowel groei als betrokkenheid.

Wervende communicatie (extern)

Wil je nieuwe leden, vrijwilligers of sponsors aantrekken? Zorg dan voor een duidelijke en aantrekkelijke boodschap. Gebruik je website slim en denk na over het schrijven van een goede tekst. Om vrijwilligers aan te trekken maak je de taak concreet en behapbaar. Dat helpt ook om gemakkelijk te communiceren over de vacature.

Activerende communicatie (intern)

Goede interne communicatie versterkt de samenwerking tussen bestuur, vrijwilligers, leden en ouders. Zorg voor duidelijke afspraken, betrokkenheid en regelmatige updates. Zo blijft iedereen gemotiveerd en actief binnen de club.

Tip: maak een welkomgids of infobrochure voor nieuwe leden. Deel de belangrijkste info over praktische afspraken, clubwerking, jaarplanning met activiteiten en de gebruikte communicatiekanalen. Hier kan je ook eventueel verwijzen naar een intern reglement of gedragscode.

om deze video te bekijken.

Communicatie: 3 tips

Gebruik aantrekkelijke communicatie om leden, vrijwilligers en sponsors aan te trekken.
Zorg voor duidelijke interne communicatie met leden en ouders.
Maak een welkomgids of infobrochure voor nieuwe leden.

5. Beheer je financiën van bij de start

Op financieel vlak wil je van bij de start de touwtjes in handen hebben en niet achter de feiten aanhollen. Een goede boekhouding geeft je een helder beeld en voorkomt onaangename verrassingen. Dat hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn, een vereenvoudigde boekhouding is in veel gevallen voldoende.

Maak gebruik van onze gratis Excel-tool of gebruik de geschikte software. Zo bewaar je het overzicht in alle inkomsten en uitgaven, en voldoe je meteen aan de wettelijke vereisten. De jaarrekening en begroting opmaken wordt ook een fluitje van een cent.

Hoe zit het met Btw in je sportclub

Wist je dat verkoop van eten, drank, kledij en sportmateriaal of sponsoring in principe btw-plichtige inkomsten zijn? Gelukkig kan je hiervoor een vrijstelling aanvragen zodat je geen btw-administratie nodig hebt. Voor meer info kan je terecht in onze kennisbank.

Sponsoring is altijd welkom

Naast lidgeld, is sponsoring een belangrijke inkomstenbron. Met onze sponsortoolkit helpen we je op weg om een duurzaam sponsorbeleid uit te werken. Het is een doe-het-zelf-pakket boordevol info, tips en tricks. Praktische hulp zoals een modelcontract en voorbeeldfacturen stellen we ook ter beschikking.

Financiën: 3 tips

Start met een eenvoudige boekhouding en stel jaarlijkse een jaarrekening en begroting op.
Vraag een btw-vrijstelling aan indien nodig.
Werk een sponsorbeleid uit met behulp van de sponsortoolkit.

6. Zorg voor een vlotte administratie

Administratie is misschien niet het leukste onderdeel, maar wel noodzakelijk. Sommige zaken zijn zelfs verplicht als je een vzw-structuur hebt. Een overzicht van de belangrijkste administratie die je moet voeren.

Algemene administratie

De ledenlijst is een overzicht van jouw sportende leden inclusief contactgegevens en andere relevante info.
Verslagen van het bestuursorgaan, algemene vergadering of eventueel andere werkgroepen.
Het ledenregister geeft weer wie een stem heeft in de algemene vergadering van jouw vzw.
De officiële bestuurders van een vzw moeten ook terug te vinden zijn in het UBO-register.
Officiële wijzigingen binnen een vzw van de statuten, het bestuursorgaan of de maatschappelijke zetel moet je openbaar maken via een publicatie in het Belgisch Staatsblad.

Financiële administratie

Een medewerker vergoeden? Kies het juiste statuut en breng de nodige formaliteiten in orde.
- Begeleidt de medewerker op regelmatige basis minderjarigen? Vraag dan het uittreksel strafregister op.
Hou een dagboek van ontvangsten en uitgaven bij.
Elk jaar maak je een jaarrekening, begroting en bijbehorende inventaris op.
Alle financiële documenten zoals facturen, bewijsstukken en bankafschriften bewaar je minstens 10 jaar.

Overige documenten

Huur of verhuur je een sportaccommodatie? Leg de afspraken vast in een huurovereenkomst.
Een mooie samenwerking met een sponsor afgeklopt? Veranker jullie deal in een sponsorovereenkomst.
De meeste mutualiteiten betalen een deel van het lidgeld terug. Voorzie daarom een attest voor jouw sporters.
Organiseer je een stage of sportkamp? Dan kan je misschien een belastingvermindering voorzien voor de deelnemers. Check de voorwaarden en maak een fiscaal attest op.
Administratie bijhouden betekent ook automatisch dat je gegevens zal verwerken. Doe dat op een doordachte manier aan de hand van ons stappenplan GDPR.

Vlotte administratie: 3 tips

Hou ledenlijsten, verslagen en officiële documenten correct bij.
Vergoed medewerkers op een correcte manier.
Verwerk persoonsgegevens volgens de GDPR-richtlijnen.

Tot slot

Een sportclub oprichten is meer dan een administratief proces – het is het begin van een bruisende gemeenschap waar mensen samen sporten, groeien en plezier maken. Met de juiste voorbereiding, een sterk netwerk en een flinke dosis enthousiasme leg je een stevige basis voor een duurzame werking.

Laat je niet afschrikken door wat er allemaal bij komt kijken: begin stap voor stap, omring je met de juiste mensen en durf hulp te vragen. Jouw sportclub kan het verschil maken – dus waar wacht je nog op? Tijd om in actie te komen!